GTD

�o znamen� GTD?

Sat, 13 Jan 2007 16:21:43 +0100

GTD pravdepodobne potrebujete ak:

nemáte �as na pou�ívanie podobných nezmyslov
ste zavalení prácou a stále nie�o nestíhate
neviete ko�ko máte �asu a �i vôbec máte na nie�o �as
neviete �i a aké pracovné záväzky mô�ete prija�
pripadá vám �e stále iba "hasíte to �o horí"
máte pocit �e vám nie�o uniká
máte výborné nápady, ale stále ich zabúdate alebo si nedoká�ete spomenú� kam ste zalo�ili ich popis
zabúdate na dôle�ité narodeniny, meniny, výro�ia
potrebujete aspo� trochu vo�na
potrebujete sa “zorganizova�“

GTD je skratka pre "Getting Things Done". Ozna�uje systém pre mana�ment �asu a cie�ov a zárove� je aj názvom knihy od Davida Allena v ktorej popisuje postup ako transformova� ka�dodenné pracovné pre�a�enie na integrovaný systém osobnej produktivity bez stresu. GTD je zalo�ené na princípe "zdravého rozumu". Ten sa odzrkad�uje v predpoklade �e ak máte k dispozícii aktuálny, systematicky organizovaný a revidovaný inventár všetkých svojich záväzkov, potom sa doká�ete lepšie sústredi� na svoje aktuálne potreby a robi� s istotou rozhodnutia o tom, �omu je v danom �asovom okamihu potrebné venova� pozornos� a �omu nie.

GTD pozostáva z jednoduchej postupnosti aktivít, ktoré vám v optimálnom prípade umo�nia dosiahnu� stav príjemne zrelaxovanej produktivity. Skladá sa zo:

Zachytenia všetkého �o akýmko�vek spôsobom zamestnáva vašu pozornos�
Definovania �inností vo forme výsledkov a �alších konkrétnych vykonate�ných krokov vedúcich k výsledkom
Zorganizovania pripomienok a informácií optimálnym spôsobom, ich zaradenie do vhodných kategórii na základe predpokladu o tom kedy a kde ich budeme potrebova�
Udr�iavania aktuálnosti systému pomocou periodických revízií v rámci šiestich úrovní záväzkov (zmyslu, vízie, cie�ov, oblastí záujmu, projektov a �inností)

�asti tohoto popisu vychádzajú vo�ne z originálnej definície Davida Allena.

Návod k metodike GTD v slovenskom jazyku nájdete tu. GTD mô�ete vyskúša� s pomocou aplikácie RC GTD a stru�ného návodu na jej pou�ívanie.

POZNÁMKY

GTD je systém osobnej produktivity, ktorý je vhodným doplnkom systémov na riadenie tímov. Ak máte záujem predovšetkým o riadenie tímov, pozrite sa sem.

7: Aktualiz�cia syst�mu

Tue, 31 Oct 2006 13:29:31 +0100

Aktualizácia systému je najdôle�itejšou �as�ou GTD. V prípade ak systém nie je úplný a napríklad v zozname e-mailov ktoré máme napísa� chýbajú záznamy, naša myse� sa podvedome rozhodne systému neveri� v dôsledku �oho sa nedoká�eme zbavi� prebyto�ného stresu. Z osobnej skúsenosti mô�em potvrdi� �e to je pravdivý údaj. Po prvom zavedení GTD som sa k aktualizácii prinútil a� po 2 tý�d�och a to u� som tušil �e mi nie�o uniká. Odvtedy aktualizujem pravidelne.
Aktualizácia systému GTD prebieha v tý�denných cykloch.

Zmysel

Tý�denná aktualizácia je �innos� ktorá ma zabezpe�i� aby "sme vedeli o všetkých veciach ktoré nerobíme ale mohli by sme robi� ak by sme sa tak rozhodli". Prechádza opä� všetkými fázami GTD - zberom, spracovaním, organizovaním a aktualizáciou.

Postup

Skladba tý�dennej aktualizácie:

Zber papierových poznámok
Do krabice vlo�te všetky papieriky, vizitky, recepty ktoré sa za tý�de� nazhroma�dili vo vašom šatstve, stole, poli�kách a podobne. Z vlastnej skúsenosti mô�em doporu�i� tieto papieriky dáva� do krabice priebe�né po�as tý�d�a, ešte lepšie je ihne� ich zna�i� do systému. Aktualizácia GTD sa tým urýchli.
Spracovanie poznámok zo stretnutí a v poznámkových blokoch
Kontrola predchádzajúcich udalostí v kalendári
Skontrolujte ka�dý de� predchádzajúceho tý�d�a kvôli zabudnutým �innostiam, poznámkam, informáciám a preneste ich do systému.
Nadchádzajúce udalosti v kalendári
Zachy�te všetky �innosti ktoré treba zorganizova� skôr ako nastane udalos� v kalendári. Typický �asový horizont pre budúce udalosti ktoré kontrolujeme je tý�de� dopredu.
Mentálne zhroma��ovanie
Zaznamenajte všetky nové projekty, �innosti, Niekedy/Mo�no ktoré vás nápadnú. Osobne doporu�ujem tieto veci zaznamenáva� hne� ako vás nápadnú v priebehu tý�d�a - urobte si ihne� poznámky do systému alebo do poznámkového bloku pripadne PDA.
Prejdite "Projekty"
Prehodno�te stav projektov, cie�ov a výsledkov tak aby pre ka�dý aktívny projekt existovala aspo� jedna �alšia �innos�.
Prejdite "Budúce projekty"
Prehodno�te �i sa niektorý projekt nestal medzi�asom aktuálny a ak áno naplánujte ho a prira�te mu aspo� jednu �alšiu �innos�.
Prejdite "�alšie �innosti"
Zaškrtnite dokon�ené �innosti
Prejdite "�akám..."
kvôli �innostiam ktoré treba prípadne vykona� (pripomenutie a pod.)
Prejdite relevantné "Zoznamy"
Prejdite "Niekedy/Mo�no"
V klasickom GTD sa táto kontrola pou�íva na identifikáciu projektov ktoré sa mohli sta� aktuálne a sú v kategórii "Niekedy/Mo�no". Osobne "Niekedy/Mo�no" prechádzam pod�a nálady.

Allen na prevedenie tejto �innosti doporu�uje skoré poobedné hodiny po�as posledného d�a v tý�dni ak máte v praxi mo�nos� izolova� sa od vyrušení po celú dobu aktualizácie. Toto doporu�enie vychádza z predpokladu �e si posledný de� v tý�dni ešte �erstvo pamätáme udalosti tý�d�a a navyše po aktualizácii mô�eme privíta� víkend s �istou hlavou. Mne sa viac osved�ili víkendy, v �iadnom prípade by som ale aktualizáciu nenechával na pondelok. Zvyšuje sa tak pravdepodobnos� �e aktualizáciu nevykonáte.
Allen do aktualizácie po�íta ešte obecnejšiu aktualizáciu �ivotných cie�ov raz za pár mesiacov ktorej sa budeme venova� samostatne.

Záver

Gratulujem, práve ste do�ítali poslednú �as� základov GTD. Prajem vám ve�a š�astia pri jeho zostavovaní a pou�ívaní! Ak by ste mali otázky napíšte mi prosím email. Majte sa pekne.

6: Pou��vanie syst�mu

Tue, 31 Oct 2006 13:18:20 +0100

Ak je systém správne zostavený a obsahuje záznamy o všetkých úlohách, potom denné nahliadanie do systému zaberie ve�mi málo �asu. Za normálnych okolnosti je to napr. ak získame vo�ný �as a pou�ijeme GTD na ukázanie úloh ktoré sú vhodné pre kontext v ktorom sa nachádzame, ak sa vyskytne nová úloha/informácia ktorú je potrebné do systému vlo�i� a na koniec pri rannom plánovaní.

Postup

Kalendár
Naj�astejšie sa pravdepodobne budeme pozera� do kalendára ktorý vymedzuje náš zvyškový �as. Aktivity naplánované na konkrétny de� ur�ujú ko�ko �asu nám medzi nimi zostane. Allen doporu�uje od celého �asu ktorý máme vymedzený na konkrétny de� odpo�íta� �asové nároky �inností definovaných na ten de�, zvyšok rozdeli� na polovicu (kvôli neplánovaným udalostiam) a na zvyšnú polovicu si predur�i� prípadné �innosti zo zoznamu kontextov
�alšie �innosti
Ak máme správne a dôveryhodné údaje v kalendári, potom je prehliadanie �alších �inností jedinou �as�ou systému ktoré budeme pou�íva� �astejšie ne� raz za tý�de�. Pritom prehliadanie �inností v kontextoch neznamená �e ich musíme nevyhnutne realizova� - iba ich vyhodnotíme v súvislosti s ostatnou prácou ktorú je treba vykona� v ten de� a rozhodneme sa �i sa im budeme venova� alebo ich ešte odlo�íme. Neraz sa stane �e sa na �alšie �innosti celý de� nepozrieme v�aka tomu, �e všetok �as nám zaberú �innosti v kalendári.
�innosti pod�a kontextu
�innosti pod�a kontextu budeme kontrolova� iba ak sa budeme nachádza� v danom kontexte a budeme ma� k dispozícii vo�ný �as.

Dôle�itou sú�as�ou pou�ívania GTD je pravidelná aktualizácia systému.

5: Spracovanie schr�nky

Tue, 31 Oct 2006 13:05:06 +0100

Cie�

Cie�om spracovania schránky je:

Zbavenie sa všetkého �o nepotrebujeme
Vykonanie všetkých �inností ktoré zaberú menej ako 2 minúty �asu
Delegovanie všetkých �inností ktoré sú nato vhodné
Roztriedenie �inností ktoré zaberú viac ako 2 minúty �asu a ich zápis do systému
Identifikácia projektov a vä�ších záväzkov

Pravidlá

"Zále�itosti" spracovávame zhora-nadol (e-maily je vhodné spracováva� od najnovšieho po najstaršie), jednu za druhou bez preskakovania
Nikdy ni� nevraciame naspä� do schránky!

Názvy

Najbli�šia �innos�
Základnou otázkou pri spracovávaní schránky je otázka: "�o je najbli�šia �innos�?" Pod najbli�šou �innos�ou v kontexte GTD sa v�dy mysli najbli�šia fyzická �innos� nutná k vyriešeniu "zále�itosti" alebo k za�atiu práce na "zále�itosti". Jednoduché pravidlo ur�ujúce fyzickú �innos� je, �e takáto �innos� musí by� fyzicky vidie�. Ak napríklad máme v schránke poznámku "Dopl� rezervnú pneumatiku do auta" typickou najbli�šou fyzickou �innos�ou bude "Zavolaj do servisu a zisti �i majú rezervné pneumatiky", pre "Zorganizuj stretnutie s Ivetou" to bude "Zavolaj Ivete a dohodni si �as stretnutia" a pod. Zvláštnou kategóriou je "premýš�anie". V GTD sa premýš�anie mô�e pova�ova� za fyzickú �innos� .
Kontext �inností
Popisuje okolnosti za ktorých je mo�né vykona� �innosti ktoré k nemu patria. Napríklad telefonáty je mo�né vykona� iba ak máme k dispozícii telefón.
Predmet �innosti
Je predmet ktorého sa týka �innos�. �asto ide o osobu alebo miesto. Tento parameter �alej zjem�uje organizáciu v rámci kontextu.
Projekt
Projektom sa v GTD rozumie akáko�vek "zále�itos�" ktorej vyriešenie pozostáva z viac ako jednej fyzickej �inností. Toto delenie je ve�mi praktické kvôli oddeleniu jednoduchých �inností (ktorých bude relatívne ve�ký po�et) od náro�nejších �inností ktoré potrebujeme pripomína� a� kým nebudú dokon�ené (tých bude tie� významný po�et a navyše zvy�ajne generujú obrovské mno�stvo jednoduchých �inností)
Blízke obdobie
Osobne ak mám aspo� pribli�nú predstavu o tom kedy chcem na danej polo�ke pracova� tak ju radím medzi veci na ktorých je mo�né teraz za�a� pracova�, v opa�nom prípade ich radím medzi veci na ktorých teraz nechcem pracova�. �alším kritériom je �i chcem danú zále�itos� ma� viac alebo menej na o�iach. V prvom prípade ju zaradím skôr medzi budúce projekty (ktoré kontrolujem po�as tý�dennej aktualizácie), v druhom do Niekedy/Mo�no (ktoré kontrolujem raz za mesiac)

Postup

Ka�dú polo�ku z krabice a schránky zatriedime pod�a nasledujúceho diagramu:

Slovný popis

Pri ka�dej polo�ke v krabici a v schránke identifikujeme �i je na nej mo�né za�a� teraz alebo v blízkom období pracova�:
Ak NIE potom máme tri mo�nosti:

Ak je polo�ka zbyto�ná tak sa jej zbavíme/vyma�eme ju. Tým �e sme si prešli všetky veci ktoré sú na riešenie sme získali lepšiu predstavu o tom �o máme rieši� a �o naopak nemáme rieši�. A to �o nemáme rieši� treba vymaza�. Ak je na danú polo�ku viazaný fyzický objekt ten je treba odhodi� do odpadkového koša
Ak sa k polo�ke via�e �innos� ktorú neplánujeme vykonáva� v najbli�šom �ase, zaradíme ju do prie�inku Niekedy/Mo�no (V prípade ak vieme v akom �asovou horizonte pre nás daná polo�ka za�ne by� zaujímavá dáme si o nej poznámku do kalendára)
Ak sa na polo�ku nevia�e �iadna �innos� zaradíme ju do Poznámok.

Ak ÁNO potom sa musíme rozhodnú� �i na vyriešenie danej polo�ky je potrebné vykona� viacero krokov (fyzických �inností) alebo posta�í jeden krok:

Ak je potrebné vykona� viacero krokov ide o projekt ktorý musíme naplánova�. Následne sa rozhodneme �i je projekt v sú�asnom momente pre nás aktuálny. Ak na projekte nebudeme pracova� skôr ako za 30 dni ide o budúci projekt. Ak na projekte budeme pracova�, musíme pre� identifikova� najbli�šiu �innos�. Tú bu� vykonáme, delegujeme alebo odlo�íme.
Ak posta�í jeden krok (fyzická �innos�) rozhodneme sa �i jej prevedenie zaberie menej alebo viac ako 2 minúty �asu:

Ak zaberie menej ako 2 minúty �asu tak �innos� ihne� vykonáme (pravdepodobne ich nebude to�ko aby sa proces triedenia výrazne pred�il)
Ak zaberie viac ako 2 minúty �asu identifikujeme �i je to naša úloha alebo by bolo vhodnejšie ak by ju vykonal niekto iný:

Ak by bolo vhodnejšie aby ju vykonal niekto iný (nemusí to by� iba podriadený, mô�e to by� aj náš nadriadený alebo partner - napr. ak ide o rozhodnutie v dôle�itej veci) polo�ku delegujeme a do nášho systému do prie�inku �akám... si zapíšeme �e �akáme na reakciu spolu s dátumom kedy sme delegovali
Ak je to skuto�ne naša úloha a je viazaná na �as (to znamená �e MUSÍ by� vykonaná v ur�itý de�) tak si ju pozna�íme do kalendára
Ak je to naša úloha a NEMUSI byt vykonaná v konkrétny de� potom ju zaradíme do nášho systému do prie�inku so zodpovedajúcim kontextom medzi �innosti ktoré je treba vykona� �o najskôr

Potom �o zorganizujeme všetky polo�ky sa mô�eme pusti� do pou�ívania GTD.

4: Organiz�cia schr�nky

Tue, 31 Oct 2006 12:47:23 +0100

V klasickom GTD sa schránka zvy�ajne organizuje a� potom �o ju spracujeme, v našom prípade si najskôr vytvoríme základnú kostru systému ktorý budeme rozširova� v prípade potreby po�as spracovávania schránky.

V klasickej verzii GTD existuje sedem základných typov vecí ktoré chceme sledova�:

Projekty
Podporné materiály pre projekty
�innosti a informácie v kalendári
�alšie �innosti (ktoré treba vykona� �o najskôr)
�akám...
Poznámky
Niekedy/Mo�no

V RC GTD pou�ívajúcej TiddlyWiki sú podporné materiály pre projekty asociované priamo k projektom cez hyperodkazy, preto ich netreba pova�ova� za samostatnú kategóriu. Navyše budeme pou�íva� samostatnú kategóriu budúce projekty, ktorá je v klasickej verzii podskupinou Niekedy/Mo�no. Z vlastnej skúsenosti som zistil �e niektoré projekty ob�as prejdú z aktívnych do odlo�ených a je teda praktickejšie ma� ich viac po ruke ak by sa mali vráti� naspä�. V kategórii Niekedy/Mo�no zvy�ajne býva ve�mi husto a projekty sa tam mô�u �ahko strati�. �alší dôvod k takémuto usporiadaniu je, �e projekty kontrolujem výrazne �astejšie ne� Niekedy/Mo�no.
Allen dôrazne upozor�uje na fakt �e tieto základné typy je nevyhnutné od seba oddeli� jasnou hranicou ke�e ka�dý typ predstavuje inú formu dohody, ktorú so sebou uzavrieme po�as spracovávania schránky, o tom ako na veciach pracova�.

Typy v RC GTD

Projekty
Sem patria všetky polo�ky schránky ktoré chceme rieši� v blízkom období, skladajú sa z viac ako 2 fyzických �inností a obsahujú najbli�šiu �innos�
Budúce projekty
Projekty na ktorých nechceme pracova� skôr ako za 30 dní, odlo�ené projekty
�innosti a informácie v kalendári
�innosti ktoré je NEVYHNUTNÉ vykona� v daný de�. �asto sa stáva, �e do kalendára dávame veci ktoré by sme chceli vykona� v daný de�. Takéto �innosti do kalendára nepatria a zbyto�ne ho prepl�ujú a tým znepreh�ad�ujú. Navyše ak sú na inom mieste ako ostatné �innosti ktoré je treba vykona� �o najskôr je celkom náro�né vo�i nim porovnáva� ich prioritu. To znemo��uje dynamické rozhodovanie o tom �o chceme najbli�šie vykona�.
V kalendári je navyše mo�né zaznamena� spúš�a�e budúcich projektov a �inností. Naj�astejšie medzi ne patria:

Zvláštne udalosti na ktoré je potrebné sa pripravi� vopred
Opakujúce sa udalosti na ktoré je dobré sa pripravi�
K�ú�ové dátumy vz�ahujúce sa k �u�om (narodeniny, meniny a pod.)
Veci o ktorých sa chceme rozhodnú� s �asovým odstupom

�alšie �innosti
Fyzické �innosti rozdelené pod�a kontextu v ktorom je mo�né ich vykona�. Prekrývanie hraníc kontextov je závislé od mno�stva �inností ktoré sa sna�íme sledova� a ako �asto meníme ich kontext. Delenie do kontextov umo��uje vykonanie �innosti ak sa dostaneme do vhodnej situácie alebo nálady. Príkladom mô�e by� situácia ak náhodne získame 10 minút vo�ného �asu a máme po ruke telefón. V takom prípade mô�eme zvá�i� �i vykonáme niektorý z telefonátov. Podobne ak máme náladu na telefonovanie mô�eme vybavi� telefonáty ktoré sú v zozname. Typické kontexty sú:

Telefonáty (�innosti na ktoré potrebujeme telefón)
Po�íta� (�innosti na ktoré potrebujeme po�íta�)
E-mail (zvláštna kategória pre e-maily)
Doma (�innosti ktoré mô�eme vykona� doma)
�udia&Stretnutia (�innosti viazané na osoby a stretnutia)
�ítaj&Preskúmaj (knihy na pre�ítanie, �lánky na rešerše a pod.)
Nákupy (�o treba nakúpi�)
Premysli... (veci na zvá�enie)
Práca (�innosti ktoré je mo�né vykona� v práci)

�akám...
Do prie�inku �akám... ukladáme �innosti ktoré má vykona� niekto iný a na ktorých výsledok �akáme. Je ve�mi vhodné si ku ka�dej delegovanej �innosti zapísa� dátum kedy prišlo k delegovaniu
Poznámky
Poznámky obsahujú materiály, na ktoré nie je viazaná �innos� ale ktoré mô�u poslú�i� ako podklad pre nejakú �innos�. Sú to veci s ktorými neplánujeme priamo pracova� ale ktoré je mo�né vyu�i� ak to bude potrebné.
Niekedy/Mo�no
Toto je zvláštna kategória ktorá obsahuje informácie ku ktorým jedného d�a mô�e by� viazaná �innos�. Typickými prie�inkami v tejto kategórii sú:

Knihy
Automobily
Oble�enie
Kultúrne podujatia
Jedlo

Reštaurácie
Recepty
Tipy a triky

Hra�ky
Záhrada
Dar�eky
Zdravie
Dom
Rôzne nápady
Nápady na stretnutia
Filmy
Hudba
Organizácie
Nápady na party
Obchodne nápady
Schopnosti na nau�enie
Výlety
Webové stránky

Zoznamy
Zoznamy sa vyu�ívajú na zaznamenávanie informácii ktoré majú formu zoznamu, napr. "Zoznam veci ktoré treba pripravi� na dovolenku" V klasickom GTD sú zoznamy vyu�ívané ve�mi široko, od osobných údajov po informácie o klientoch.
Ciele
Sem patri popis naplánovaných cie�ov v krátkodobom aj dlhodobom horizonte.

Teraz ke� máme pripravený základný systém na organizáciu, mô�eme sa pusti� do spracovania schránky.

3: Zhroma��ovanie "z�le�itost�"

Tue, 31 Oct 2006 11:07:24 +0100

Cie�

"Zále�itosti" sú všetky nedokon�ené prípady ktoré mô�eme, chceme, musíme alebo máme rieši�. Cie�om zhroma��ovania je dosta� tieto "zále�itosti" na jedno miesto - do "schránky".

Zmysel

Zhroma�denie všetkých "zále�itostí" pred ich spracovaním poskytuje pod�a Allena nasledujúce výhody:

Pomáha ak dopredu vieme aký je objem "zále�itostí" ktoré budeme spracováva�
Vieme kde je "koniec tunela" a teda aj kedy sa celý proces bude blí�i� ku koncu
Pri spracovávaní a organizovaní nechceme by� psychicky rozpty�ovaní amorfnou masou "zále�itostí" ktoré sa stále niekde potulujú.

Pravidlá

Proces je potrebné aplikova� na všetkých miestach kde sa zdr�ujeme a kde máme svoje veci. Pre vä�šinu z nás to znamená minimálne v práci a doma.
Treba zachyti� všetky zále�itosti vrátane tých, ktoré sa nám mô�u teraz zda� bezvýznamné. Ako príklad mô�e slú�i� vizitka od kolegu s ktorým sa "mo�no" ešte budeme chcie� rozpráva�, ú�et za nákupy ktorý treba uskladni� kvôli "prípadným" reklamáciám a podobne. Ak na ne u� narazíme, je potrebné ich zaznamena�.
Ak sa ved�a seba vyskytne nákup pono�iek a vypracovanie kariérnej stratégie je to úplne v poriadku. V tomto kroku nehodnotíme prioritu ale získavame údaje!
Pri zaznamenávaní nie je dôle�ité �i chceme "zále�itos�" vyrieši� ihne� alebo neskôr. V zozname by mali skon�i� veci ktoré je potrebné rieši� ihne� takisto ako veci ktoré chceme vykona� a� za rok �i neskôr.
Zaznamenané "zále�itosti" zásadne netriedime a neorganizujeme! Iba ich zapíšeme a pokra�ujeme k �alším.
Ku ka�dej poznámke o "zále�itosti" pripíšeme dátum (v prípade ak pou�ívame papierový poznámkový blok alebo po�íta�ový systém ktorý nesleduje dátum vytvorenia). Táto informácia je nám �asto bu� úplne zbyto�ná alebo ju nevyhnutne potrebujeme. Pre tých pár prípadov ke� ju nevyhnutne potrebujeme ju stojí zato ma� zazna�enú.
Upratujeme iba to �o je mo�né uprata� ihne�. Ak by upratovanie hoci�oho zabralo viac ako 2 minúty tak si o nutnosti upratania danej veci napíšeme poznámku do schránky a necháme ju na mieste!
Všetky objavené veci, ktoré sú nám evidentne zbyto�né je treba ihne� odhodi� do odpadkového koša.

Postup

FYZICKÝ ZBER

Za�neme so svojim najbli�ším fyzickým okolím. H�adáme veci ktoré sú na mieste kam nepatria. V rámci klasickej GTD sa tieto veci umiest�ujú do krabice. Sna�íme sa do krabice dosta� všetky veci ktoré nie sú doriešené/uzavreté prípadne majú k sebe naviazané �innosti ktoré s nimi je/bude treba vykona� alebo majú potenciál takéto �innosti generova�.

V praxi to funguje jednoducho tak �e ak sa na nie�o pozriete a napadne vás: "Moment, s tým by som mal..." pripadne "Ke� sa teraz pozerám na túto vec napadlo ma �e..." tak tato vec patri do krabice. Ja osobne som so �iadnymi vecami nehýbal a o všetkých som si zapísal poznámku do po�íta�a. Tým som odbúral rozhodovanie o tom ktoré veci do schránky patria a ktoré nepatria. Je to z môjho osobného poh�adu praktickejšie a �lovek sa tak zárove� efektívne vyhne tomu aby za�al podvedome utiera� prach pod zabudnutými vecami alebo odštartoval tzv. ve�ké upratovanie.

Zárove� je treba podotknú� �e jedna vec mô�e ma� na seba naviazaných viacero "zále�itostí". Napr. odlo�ený �asopis o cestovaní mô�e indikova� "Naplánuj si dovolenku" a "Uprac �asopisy" zárove�. Navyše sa mô�e sta� �e ak vec via�e viacero "zále�itostí" tak kým sa k nej dostaneme pri triedení bez toho aby sme mali všetky tieto "zále�itosti" zapísané mô�eme niektorú z nich zabudnú�. Preto doporu�ujem zapisova� všetko �o vás napadne ihne� do po�íta�a a ak máte pocit �e je ešte nie�o �o treba v súvislosti s danou vecou zapísa� a nemô�e vás ihne� napadnú� �o - dajte ju do krabice. �alší prípad kedy by som dal vec do krabice by bol ak by som si nebol istý �e vec �ahko nájdem ak ju budem potrebova�. Túto situáciu je mo�né rieši� pou�itím zápisu do schránky s indikáciou miesta kde sa vec práve nachádza.

Naj�astejšie miesta a predmety na fyzický zber

Stôl

Listy a poznámky
Vizitky
Poznámky zo stretnutí
Telefónne �ísla Zásuvky v stole

Skrine

Pokazené alebo nepou�ívané veci

Podlahy, steny, poli�ky

Veci na nástenke ktoré vy�adujú nejakú �innos�
Nie�o na stene �o tam nepatri?
Dekorácia/umelecké diela
Knihy/katalógy/manuály na poli�kách
Objekty na podlahe

Vybavenie, nábytok, príslušenstvo

Je treba nie�o zmeni�?
Funguje všetko ako má? (napr. je v miestnosti správne osvetlenie?)

Ostatné miesta kde sú zhroma�dené vaše veci

Po�as zberu mô�u nasta� nasledujúce zvláštne situácie

Objekt sa nezmestí do krabice/krabica je preplnená
Typickým príkladom je ak napríklad potrebujete doplni� rezervnú pneumatiku do auta. Potom treba zazna�i� popis objektu a necha� ho na pôvodnom mieste. V tomto prípade by to mohlo by� napr. "Zohna� rezervnú pneumatiku do auta". Nezabudnite k poznámke pripísa� dátum!
Rozhodneme sa triedi� a organizova� polo�ky ktoré sme zaznamenali
Jednoducho to nerobte. Zber prerušovaný triedením zvy�ajne zaberie výrazne viac �asu a spotrebuje viac energie ne� postup v ktorom najprv veci zozbierate a následne roztriedite. Triedenie tak �i onak nastane, netreba sa obáva� �e sa nie�o nezatriedi. Nechajte triedenie na �as ke� bude aktuálne.
Nájdeme polo�ky ktoré u� sú organizované v inom systéme (kalendári alebo pod.)
Takéto systémy je dobré pova�ova� za veci a prida� ich do krabice (ak je to mo�né). Pripadne ich mô�eme popísa� ako "Prepíš si poznámky zo starého poznámkového bloku do GTD". Osobne doporu�ujem druhý spôsob.
Narazíme na kritické veci u ktorých chceme aby nám zostali na o�iach
V GTD sa ni� nestratí a schránku budeme �oskoro vyprázd�ova�. Ak napriek tomu chcete ma� niektoré veci na o�iach, mô�ete si vytvori� zvláštnu krabicu/schránku ktorú budete ma� operatívne po ruke. Obecne tento postup z vlastnej skúsenosti nedoporu�ujem.

MENTÁLNY ZBER

Po tom �o dokon�íme zber vo fyzickom okolí sú na rade "zále�itosti" ktoré okupujú naše vedomie a podvedomie. Pod�a Allena mô�e táto procedúra, potom �o sme zozbierali všetko ostatné, spotrebova� �as v objeme 20 minút a� jednej hodiny. Opä� nám ide o kvantitu. Je lepšie zhroma�di� toho viac ako na nie�o zabudnú�. Mô�em potvrdi� Allenovo tvrdenie �e veci vás budú napada� v náhodnom poradí, vypranie špinavého prádla sa mô�e vyskytnú� hne� ved�a návštevy galérie. Tak je to správne, zaznamena� treba všetko.

Pri tejto �innosti by vám mohol pomôc� nasledujúci zoznam typických vecí ktoré �asto nosíme v hlavách. Ak tento návod �ítate iba orienta�ne, úplne posta�í ke� sa pozriete iba na pár prvých riadkov. Prejs� ho celý je vhodné a� pri prvom aplikovaní GTD, potom iba ak budete ma� pocit, �e vám to mô�e pomôc�. Zoznam slú�i ako pomôcka, jeho pou�itie nie je povinné.
Originál zoznamu: 43 Folders

Pracovné

U� be�iace nedokon�ené projekty
Projekty ktoré treba odštartova�
Záväzky/s�uby vo�i ostatným

Šéfovia/partneri
Kolegovia
Podriadení
Ostatní �udia v organizácii
�udia "zvonka"

Zákazníci
Ostatné organizácie
Odborníci

Komunikácia (interná/externá)

Zaháj alebo odpovedz

Telefónne volania
Telefónny odkazova�
E-mail
Faxy
Dopisy
Poznámky

Písomnosti na dokon�enie/zaslanie

Referáty
Hodnotenia/Recenzie
Ponuky
�lánky
Propaga�né materiály
Manuály/Inštrukcie
Úpravy/Prepisovanie

Schôdzky ktoré musia by� pripravené/vy�iadané
Kto potrebuje vedie� a akom rozhodnutí?
Dôle�ité materiály na �ítanie/preskúmanie/zhodnotenie
Finan�né

Cash-flow
Štatistiky
Rozpo�ty
Predpovede/projekcie
Výkazy zisku a strát (výsledovka)
Súvahy
Kreditná história

Plánovanie/Organizácia

Formálne plánovanie (ciele, plány, úlohy)
Sú�asné projekty (�alšie fázy)
Nasledujúce projekty
Obchodne/marketingové plány
Organiza�né iniciatívy
Nadchádzajúce udalosti
Stretnutia
Prezentácie
Organiza�ná štruktúra
Zmeny vo vybavení
Inštalácia nových systémov/zariadenia
Obchodné cesty

Banky

Poh�adávky
Záväzky
Drobná hotovos�

Administrácia

Právne zále�itosti
Poistenie
Personál
Politika/Procedúry

Zákazníci

Vnútorní
Vonkajší

Marketing
Povýšenia
Obchod

Slu�by zákazníkom

Systémy

Telefóny
Po�íta�e
Výbava kancelárii
Iné vybavenie
Pomôcky
Archivovanie
Usklad�ovanie

Inventáre

Zásoby
Kancelárie/pracovne miesto

Organizácia kancelárii
Nábytok
Dekorácia

�akám...

Informácie
Delegovane úlohy/projekty
Úlohy ktorých dokon�enie je kritické pre projekty
Odpovede na:

Listy
Poznámky
Volania
Návrhy

Poh�adávky
Refundácie
Drobná hotovos�
Poistenie
Objednaný materiál
Veci v oprave
Lístky/Pokuty
Rozhodnutia tretích osôb

Kariérny rozvoj

Tréningy/semináre
Veci na nau�enie
Veci na vyh�adanie
Schopnosti praktické/na nau�enie (hlavne po�íta�e)
Video/audio tréning
�ivotopisy

Vonkajšie vzdelávanie
Výskum - potrebujem zisti� nie�o o...
Pracovný šatník

Osobné

U� be�iace nedokon�ené projekty
Projekty ktoré treba odštartova�
Záväzky/s�uby vo�i ostatným

Man�el/Man�elka
Deti
Rodina
Priatelia
Odborníci
Po�i�ané veci

Projekty: iné organizácie

Slu�by
Ob�ianske
Dobrovo�né

Komunikácia

Rodina
Priatelia
Odborníci
Záhaj alebo odpovedz

Telefónne volania
Listy
Poh�adnice

Nadchádzajúce udalosti

Zvláštne príle�itosti
Narodeniny
Výro�ia
Svadby
Promócie
Prázdniny
Cestovanie
Víkendové výlety
Dovolenky
Spolo�enské udalosti
Kultúrne udalosti
Športové udalosti

Výskum a vývoj

Miesta na ktoré treba ís�
�udia s ktorými sa treba stretnú�/treba pozva�
Lokálne atrakcie

Administrácia

Financie

Zlo�enky
Banky
Investície
Pô�i�ky
Dane

Poistenie
Právne zále�itosti
Archivácia

�akám...

Poštové objednávky
Opravy
Refundácie
Po�i�ané veci
Zdravotne údaje
RSVP (répondez s'il vous plaît) - potvrdenie ú�asti

Dom/domácnos�

Prenajímatelia
Vlastná nehnute�nos�

Právne zále�itosti
Realitné agentúry
Lokality
Dane
Stavebné firmy

Kúrenie/Vzduchotechnika/Klimatizácia
Inštalatér
Elektrika
Strecha
Okolie
Príjazdová cesta
Steny/podlahy/stropy
Dekorácia
Nábytok
Pomôcky/výbava
Spotrebi�e
�iarovky/elektrické vedenia
Kuchy�ské potreby
Umýva�ka/suši�ka/vysáva�
Miesta na vy�istenie/preorganizovanie
Televízor
VCR/DVD
Hudba/CD/Kazety
Kamery/filmy
Telefóny
Odkazova�e
Športová výbava
Komora/Šaty
Gará�/sklad
Oprava vozidiel/údr�ba
Nástroje
Kufre/bato�ina
Zvieratá

Po�íta�e

Softvér
Hardvér
Spojenie
CD-ROM
E-mail/Internet

Zdravotná starostlivos�

Doktori
Zubári
Špecialisti

Zá�uby/Koní�ky

Knihy/Nahrávky/Kazety/Disky

Nákupy

Domáce potreby
Lekáre�
Tr�nica
Banka
�istiare�
Papiernictvo

Komunita

Susedia
Školy
Lokálna reprezentácia

Ob�ianske povinnosti/zále�itosti

Tak a teraz, ke� máme zaznamenané všetky osobné aj pracovné "zále�itosti", sa mô�eme pusti� do spracovania schránky.

POZNÁMKY

Ak máte plnú e-mailovú schránku s neroztriedenou poštou prejdite si ka�dú správu a zapíšte si do schránky �innosti ktoré sú na ne naviazané, napr. "Odpíš na e-mail firme XYZ". E-mailu a GTD sa budeme venova� zvláš�, v tomto momente sta�í ak napíšete poznámky ku ka�dej správe ktorej sa to týka. Ak máte tisíce nevybavených e-mailov, je pravdepodobné �e mno�stvo z nich je odpad ktorý sta�í vymaza�. Lepší �as na vy�istenie e-mailovej schránky ne� teraz u� nenájdeme.

2: Pr�prava GTD

Tue, 31 Oct 2006 10:45:05 +0100

V tejto �asti sa u� budeme venova� po�íta�ovej verzii GTD v upravenej forme na platforme TiddlyWiki. Ak máte chu� pou�i� úplné GTD vrátane organizácie papierových dokumentov, �isto papierové GTD prípadne iné varianty, ako základný zdroj mô�em doporu�i� knihu Davida Allena a fóra na stránkach jeho spolo�nosti. Organizácii e-mailovej schránky pod�a GTD sa budeme venova� v samostatnej �asti.

Postup

Ak máte k dispozícii dostato�ne ve�kú krabicu na zlo�enky, ú�ty, dokumenty a pod. tak ju umiestnite v blízkosti po�íta�a
Pripravte si dostato�ne ve�ký odpadkový kôš
Zapnite si po�íta�
Spustite Rainlendar
Spustite internetový prehliada�, na�ítajte stránku s TiddlyWiki a kliknite na SCHRÁNKU. Dvojkliknite na otvorenú tabu�ku �ím ju uvediete do upravovacieho módu. V prípade, ak vám nevyhovovuje písanie priamo do "schránky" v TiddyWiki pou�ite Poznámkový blok Windows, prípadne iný textový editor.

Tak a sme pripravení na zhroma��ovanie "zále�itostí"!

POZNÁMKY

Ak existuje záväzok ktorý musíte vyrieši� skôr ne� za�nete s GTD - teraz nastal vhodný �as. Oby�ajne sú to telefonáty, nevyhnutné e-maily a pod. Ak ich chcete odlo�i� na �as po GTD nezabudnite si o nich zapísa� poznámku a ulo�te ju na miesto kde ju ur�ite v správnom �ase uvidíte (napríklad do SCHRÁNKY).
Ak pou�ívate viac ako jeden po�íta�, napr. jeden doma a jeden v práci, bohu�ia� zatia� nemô�em pomôc� vlastnou skúsenos�ou (GTD pou�ívam na notebooku). Pravdepodobne je vhodná ma� nahrané TiddlyWiki na Flash Disku a ten nosi� stále so sebou, pripadne ju umiestni� na internet. Internetové riešenie vy�aduje inštaláciu �alších nadstavieb umo��ujúcich ukladanie cez internet a zabezpe�enie obmedzenia prístupu k informáciám v systéme. RC GTD TiddlyWiki je pripravená na mobilné pou�itie, je ale dobré ma� na pamäti �e TiddlyWiki si niektoré nastavenia ukladá ako cookie na lokálny po�íta�. Toto obmedzenie je mo�né obís� nastavením vhodných prednastavenych hodnôt. Ak získate skúsenosti s touto formou vyu�itia RC GTD dajte mi ich prosím vedie�.

1: Za��name s GTD

Tue, 31 Oct 2006 10:32:44 +0100

Prvé aplikovanie GTD prebieha zvy�ajne v nasledujúcej postupnosti krokov :

Príprava na GTD (rezervovanie �asu, zabezpe�enie funk�ných prostriedkov)
Zhroma�denie "zále�itostí" (z ang. "stuff") do schránky
Spracovanie/vyprázdnenie schránky a organizácia/vytvorenie vhodných prie�inkov

Posledným, v tý�d�ových intervaloch sa opakujúcim krokom, je:

Aktualizácia a udr�iavanie GTD

Pred samotným aplikovaním si prosím pre�ítajte celý návod aspo� raz "nane�isto", aby ste získali preh�ad o tom �o nás �aká.

�asová náro�nos�

Allen doporu�uje rezervova� si 2 celé dni ktoré budú venované prvej príprave GTD. Nachystanie celého spektra procesov mô�e zabra� 6 a viac hodín, spracovanie a rozhodovanie o tom aká �innos� je viazaná na identifikované "zále�itosti" ktoré chceme ma� zachytené v GTD mô�e spotrebova� �alších 8 hodín. Allen ako ideálny �as uvádza víkend alebo pracovný de� bez schôdzok a iných foriem vyrušovania. Odporú�a vyhnú� sa tvorbe GTD systému ihne� po práci. V tomto �ase bývame vä�šinou výrazne unavení a je teda vä�šia pravdepodobnos� �e by sme sa mohli rozhodnú� organizáciu bu� nezdravo urýchli� alebo preruši�. Prerušenia ob�as mô�u spôsobi� zbyto�né znásobenie prvotnej �asovej náro�nosti celého projektu.

Z osobnej skúsenosti mô�em potvrdi� nasledujúce informácie:

Zhroma�denie "zále�itostí" trvalo asi 2 hodiny. Výsledkom bolo 111 "zále�itostí" ktoré bolo treba vyrieši� (pou�il som �isto po�íta�ový systém, preto ma vä�šinou na "zále�itosti" neupozor�ovali fyzické predmety ale vyberal som ich �asto priamo "z hlavy") Myslím, �e som tým naplnil podmienky �lenstva v klube �udí �o myslia (alebo skôr mysleli) na 100 vecí zárove�.
Pripravenie systému prie�inkov a textových súborov trvalo asi hodinu, predovšetkým kvôli h�adaniu vhodných kategórii a vytvoreniu štruktúry (�o má by� kategória v textovom súbore a �o ma by� naopak samostatný adresár). Túto prácu si výrazne u�ah�íme pou�itím predpripraveného vzoru.
Samotné spracovanie a triedenie trvalo pár hodín. �asto to prebiehalo tak, �e jedna "zále�itos�" vyprodukovala viacero "�inností" ktoré produkovali �alšie "�innosti" atd. Po skon�ení prvého triedenia ma navyše napadali �alšie "�innosti" ktoré bolo treba zazna�i�. Najprv som to riešil �astým zapínaním po�íta�a, neskôr som si ich za�al zapisova� do poznámkového bloku a všetky informácie som ve�er preniesol do GTD na po�íta�i. Základné úpravy TiddlyWiki mi trvali celkovo 3 dni po�as ktorých som sa sna�il zisti� �o je kde umiestnené a ako celý systém funguje. Opä� si túto prácu mô�eme výrazne u�ah�i� pou�itím predpripraveného vzoru.

Celkovo by implementácia po�íta�ovej verzie GTD, ak máte k dispozícii vhodný návod, nemala zabra� viac ako de�. Ten de� je ale dobré venova� celý iba GTD. Ka�dé vyrušenie robí proces zbyto�ne nepríjemným a namáhavým (ale ako takému mu nebráni, preto sa nie je potrebné mo�ných vyrušení zbyto�ne obáva�). V prípade ak máte preplnenú e-mailovú schránku, pripo�ítajte si navyše �as na jej roztriedenie.

0: Pr�prava na GTD

Tue, 31 Oct 2006 09:14:48 +0100

Predtým ne� sa pozrieme ako funguje GTD je vhodné pripravi� si nástroje s pomocou ktorých ho budeme pou�íva�. K aplikácii po�íta�ovej varianty RC GTD potrebujeme:

Hardvér

Po�íta� (dostato�ne výkonný vzh�adom na zvolené riešenie)
Zápisník (papierový/PDA)
Ve�ká krabica (napr. HÅBOL IKEA)

Softvér

RC GTD
Platforma: Windows a Linux

Výhody

Teoreticky mô�e fungova� na dostato�ne výkonnom PDA
Bezplatné riešenie
Obsahuje všetko potrebné na ve�mi kvalitnú implementáciu GTD
Otvorený systém s mno�stvom nadstavieb a mo�ností úprav
Ve�mi rýchly štart
Mo�nos� integrácie na plochu po�íta�a
Prenosný
Automatické zálohovanie
Mô�e fungova� lokálne aj na internete

Nevýhody

Pre dobrú implementáciu je systém nutné mierne zmodifikova�

Alternatívy zdarma

Textové súbory a adresáre
Platforma: Všetky (OS)

Výhody

Najrýchlejší systém, skoro �iadne nároky na pamä�, minimálne nároky na po�íta�, neprejaví sa na výkone po�íta�a
Jednoduchý systém nevy�adujúci �iadne zvláštne znalosti po�íta�a
Vhodné na otestovanie GTD

Nevýhody

Nie je mo�né jednoduché prepojovanie obsahov jednotlivých súborov
Neinteraktívne "papierové" riešenie v po�íta�i
Bez zálohovania u� dokon�ených úloh
Vy�aduje dobrého správcu súborov aby bolo pou�ívanie u�ívate�sky prívetivé
Komplikované filtrovanie a zora�ovanie
Bez zálohovania

Thinking rock
Platforma: Všetky (JAVA)

Výhody

Komplexný systém programovaný pod�a metodiky GTD
Podporuje filtrovanie a zora�ovanie polo�iek
Prenosné riešenie

Nevýhody

Pomalé štartovanie (JAVA)
Uzavretý systém (�a�ko sa modifikuje)
IMHO ve�mi nepodarená grafika (ak by ste mali záujem mô�ete si stiahnu� moju variantu ikôn na fóre)
Trocha nepreh�adné u�ívate�ské prostredie
Bez zálohovania

�alšie zaujímavé programy

GTD TW Plus
Monkey GTD
WikiPad

Internetové verzie

GTD G-mail
GTD Php

Komer�né verzie

MyLife Organized
Life Balance

Papierová verzia

Hipster PDA

�alšie zaujímavé odkazy

110 Softvérových aplikácií GTD
Zoznam nástrojov GTD od Jeffa Sandquista

Ak ste si vybrali, mô�eme sa pozrie� na samotné GTD.

Na �vod

Tue, 31 Oct 2006 08:49:27 +0100

Pekný de� prajem. Ak ste sa doteraz nestretli s GTD, potom nasledujúce riadky obsahujúce návod na jeho pou�ívanie sú ur�ené predovšetkým vám. Pritom dúfam �e si aj skúsení u�ívatelia odnesú pár zaujímavých postrehov a ocenia predpripravenú slovenskú a anglickú verziu TiddlyWiki v spojení s Rainlendarom.

Návod nie je myslený ako náhrada knihy Davida Allena, ale skôr ako doplnok a zdroj skúseností u�ívate�a GTD. Napriek tomu by mal poskytnú� dostato�ný preh�ad o postupoch a organizácii technickej stránky GTD v takej forme aby ste dokázali GTD pou�íva� aj bez pre�ítania pôvodnej knihy (ktorá zatia� bohu�ia� nebola prelo�ená do sloven�iny). �asto ale neobsahuje vysvetlenia pre�o niektoré veci fungujú tak ako fungujú a preto vy�aduje istú dávku dôvery oproti knihe kde je vä�šina týchto otázok zodpovedaná.

Prajem vám príjemné �ítanie a u�ite si GTD.

Na navigáciu v návode prosím pou�ite odkazy nad nadpisom a pod �lánkom. Pre nasledujúcu �as� návodu kliknite na 0: Príprava na GTD.