Kniha Making it all Work (MIAW) od Davida Allena je dostupná v originálnom anglickom znení a súčasne aj v českom preklade od vydavateľstva Jan Melvil Publishing pod názvom Aby vše klapalo. V rámci tohoto rozboru budú uvedené odkazy na strany v originálnej publikácii od Penguin group (ISBN 978-0-670-01995-3) doplnené o čísla strán z českého prekladu (ISBN 978-80-87270-00-4) v zátvorke pre možnosť prípadného dohľadania textu. Tento rozbor je mierne detailnejší než obecná recenzia a obsahuje krátke zhrnutie na začiatku a konci textu.

Aká je zatiaľ posledná kniha od Davida Allena? V každom prípade zaujímavá. Allen sa po zbierkovom Ready for Anything opäť vracia k štandardnému formátu výkladu. V MIAW pritom upravil svoj spôsob vyjadrovania aj v porovnaní s prvou knihou Getting Things Done (GTD). Zatiaľ čo v knihe GTD používal väčšinou koncentrovaný a repetitívny spôsob vyjadrovania, v MIAW síce zachoval v texte voľne roztrúsené občasné opakovania, ale doplnil ich o veľmi „kvetnatý“ spôsob argumentácie. Občas dokonca s velkým „gustom“ skĺza ku kódovaným myšlienkovým konštrukciám podobným Johnovi Heskettovi a jeho známej vete „Design is to design a design to produce a design“ alebo Sponge Bobovému „I Smell The Smelly Smell of Something That Smells Smelly“. Reakcie čitateľov na túto zmenu štýlu sa pohybujú v rozsahu od „spisovateľského dozretia“ až po názor, že ide o „tuk“ zbytočne navyšujúci počet strán knihy.

PRÍNOSY

1. Autorovi sú občas vyčítané tri úvodné kapitoly obsahujúce marketingom intenzívne okorenenú reflexiu nad fenoménom GTD. Allen tu relatívne priamo vysvetľuje prečo a ako funguje jav GTD. Tieto informácie sú pravdepodobne zamerané viac na tých, čo ešte len zvažujú jeho používanie. Už znalému užívateľovi tieto časti môžu pripadať nadbytočné. Osobne túto formu reflexie považujem za užitočnú (s výnimkou nižšie popísaných výhrad) a v súlade s dôrazom knihy na otázku "prečo" pred otázkou "ako", ktoré bolo typické pre knihu GTD.
2. Allen sa v rámci celej knihy snaží odpovedať na časté otázky spojené s praktickým používaním a s teóriou GTD. Vysvetľuje síce typické nedorozumenia, ale obávam sa, že vďaka komplikovanejšiemu jazyku podnecuje nedorozumenia nové. Napriek tomu tento prístup k výhradám a otázkam užívateľov a kritikov metódy považujem za príjemne ústretový.
3. Dôraz na prepojenie práce a súkromného života umožňuje Allenovi poukázať na univerzálnosť GTD. Je to užitočný odklon od stereotypu, kedy je za prácu považovaná iba činnosť platená alebo ťažká. Ten totiž môže spôsobovať, a z osobnej skúsenosti môžem potvrdiť že často aj spôsobuje, prenos prejavov stresu medzi takto umelo oddelenými činnosťami.
4. V MIAW je zdôraznená otázka perspektívy (zmyslu činností), ktorá bola v knihe GTD potlačená do úzadia a jej zdanlivá absencia tak mohla podnecovať tendencie k mikromanažmentu. Tento prínos MIAW považujem v kontexte GTD za zásadný.
5. Kvadranty kontroly a perspektívy fungujú ako jednoduchá mapa pre zhodnotenie aktuálneho stavu a obsahujú v sebe indície možných smerov jeho zlepšenia. Rozdelenie každého kvadrantu na zlý a dobrý rozmer robí mapu mierne neurčitou, čo môže vyústiť v nedorozumenia. Vtipne pôsobí ak si skúsite test GTD-Q s výsledkom umiestneným v "najlepšom" kvadrante Kapitán a veliteľ a výsledková stránka napriek tomu tvrdí, že GTD aj v tejto situácii pomôže. Zdá sa, ako keby existoval nejaký zvláštny, ešte lepší stupeň mimo kvadranty kontroly a perspektívy. Táto relativizácia je pravdepodobne snahou neposkytovať jasný cieľ s možnostou "zaspať na vavrínoch" a zohladniť tak dynamickú povahu modelu, v ktorom sa hodnotiace kritériá kontroly a perspektívy pri zmene situácie môžu meniť.
6. Allen sa v knihe celkom úspešne vyhýba esoterickým predpisom „tých správnych“ hodnôt a upozorňuje iba nato, že je dobré, ak človek svoje hodnoty pozná. Na strane 173(165) navyše sympaticky rozoznáva, že niekomu nemusí vyhovovať duchovné názvoslovie, ktoré sa často v podobnom type kníh vyskytuje.
7. Uznanie, že pri zabezpečovaní perspektívy (aby veci mali v rámci situácie zmysel) je prístup zhora-dole (od najobecnejších rovín ku konkrétnym) rovnako platnou možnosťou ako prístup zdola-hore - čo je podľa Allena podmienené práve konkrétnou sitáciou a tým čo volá po našej pozornosti - je opäť pravdepodobne reakciou na spätnú väzbu od užívateľov. Pritom celkom elegantne zachováva integritu pôvodného modelu metódy. Toto zamyslenie sa nachádza napr. na strane 75(77).
8. Allen na strane 191(183) priznáva, že na spracovanie problému perspektívy potreboval viac času a skúseností. Ukazuje tak prístup, ktorý je výrazne ústretovejší k myšlienke evolúcie GTD než ten, ktorý prezentoval v období pred MIAW.
9. Som rád že nakoniec nedošlo na premenovanie pracovného postupu GTD podľa skratky 5I (Intercept Interpret Integrate Investigate Implement), ktorú Allen použil napríklad na konferencii Office 2.0. 5I síce dobre znie, ale nepopisuje úplne vhodne povahu jednotlivých krokov.

VÝHRADY

1. V MIAW sa opakuje neduh prvej knihy v ktorej Allen na rôznych miestach opakuje rovnakú myšlienku. Zatiaľ čo v prvej knihe to ale bolo možné považovať za súčasť procesu učenia sa, v MIAW to nepôsobí úplne šťastne.
2. Osobne niesom zástancom „čistokrvného“ GTD. Z môjho pohľadu obsahuje GTD pár - pre mňa - relevantných nedostatkov. Napriek tomu zastávam názor, že každý derivát, v prípade že sa chce odvolávať na GTD, by mal mať jasne popísaný dôvod odklonu od pôvodnej metódy. Sám David Allen je v tejto veci trocha nekonzistentný. Na strane 6(13) hovorí o tom, že každá časť GTD má sama o sebe hodnotu a aj keď je „celok väčší než súčet častí“ tak zostáva „faktom“, že mnoho ľudí neaplikuje systém celý, lebo ho považujú za príliš náročný. Allen tento prístup zdanlivo akceptuje. Pre ilustráciu uvediem príklad:
   Ak mám dieravú loď a zapchám iba niektoré diery v plášti a teda nevytvorím uzavretý systém (neporušený plášť trupu lode), potom mám dve možnosti. Buď na problém zabudnem a loď sa potopí. Potopí sa síce neskôr ako keby som nič nezaplátal, ale aj tak sa potopí. Alebo budem musieť fakt, že sa loď kontinuálne potápa, neustále zohľadňovať ako časový limit do záchrany. Pritom len ťažko o takejto situácii môžeme hovoriť ako o situácii nestresujúcej. Oboje mi nepríde práve praktické. Cez túto optiku je Allenove akceptovanie redukcie GTD na strane 6(13) z môjho pohľadu v rozpore so zvyškom knihy.
   A to zase Allen potvrdzuje na strane 52(56) kde tvrdí, že GTD už viac zjednodušiť nie je možné a je pravdepodobné, že ak sa o to aj napriek tomu niekto pokúsi potom jeho verzia GTD nebude fungovať.
3. Trocha ma prekvapilo rozdelenie užívateľov GTD na 3+1 skupiny zo strany 7(14):
   1. Tí, čo si myslia že to (GTD) pochopili, ale v skutočnosti to nepochopili.
   2. Tí, čo niečo pochytili a vedia, že to nepoužili tak ako by mali.
   3. Tí, ktorí to skutočne pochopili a skutočne implementovali na pokročilej úrovni.
   +1. Tí, čo to pochopili ale myslia si, že to nestojí zato používať - skupina, ktorá podľa Allena neexistuje.
   Bohužiaľ takéto delenie samo o sebe navádza k tomu popierať existenciu záverečnej skupiny. Keď už príjmeme tento pohľad na užívateľov GTD potom je jasné, že posledná skupina je nevyhnutne podskupinou prvej skupiny. Ak nehovoríme o autorovi metódy tak je vždy možné tvrdiť že niekto niečo nepochopil. Tento model je samo-potvrdzujúci a ako taký bohužial pôsobí iba sugestívne. Žiadnu výpovednú hodnotu vzhľadom k validite metódy ale nemá. Či už jeho začlenenie do knihy budeme považovať za prejav „nadšenectva“ alebo za pokútny marketing, vo vzduchu bude cítiť pachuť manipulácie.
4. Je otázne, ako pôsobí odstavec zo strany 17(23) o tom, že GTD nie je systém ale systematický prístup v súvislosti s produktom GTD System poskytovaný firmou Davida Allena. Ak sa pozriete, čo GTD System obsahuje zistíte, že je to teória GTD a teda v princípe to isté, čo Allen popisuje v knihe.
5. Na strane 22(28) Allen popisuje zahltenie vo forme potenciálnych významov. Za problematické pokladám, že nehovorí konkrétne o potenciálnom osobnom význame a dôležitosti. Allen tak môže vyvolať dojem, že sa táto myšlienka týka obecných významov alebo myšlienkového obsahu. To môže spôsobiť problém pri snahe pochopiť uvádzané príklady. Aj keď je táto výhrada podmienená rôznymi interpretáciami slova "meaning", osobne by som považoval akcent na osobnú dôležitosť za vhodnejší. Podobne ako v Allenovom článku The Problem is not Information Overload.
6. Allen sa bohužial občas v knihe odvoláva na informácie, ktorých zdroj neuvádza. Príkladom môže byť "neznámy" súčasný výskum v oblasti psychológie zo strany 46(50) a teória o 50 000 hodnoteniach priority denne zo strany 180(172). Myslím, že takéto nedostatky dôveryhodnosti autora neprospievajú. Ide o argumenty anonymnej autority, čo je častý spôsob šírenia "faktoidov" - vymyslených faktov.
7. Kniha obsahuje rozpory medzi pomenovaním podkapitol a grafickými ilustráciami. Na strane 184(176) nájdeme podkapitolu "Energy" pričom ilustrácia na strane 182(174) obsahuje termín "Resources available". Podobne sa na strane 230(221) nachádza termín "job" a v ilustrácii na tej istej strane (v českom vydaní predošlej) je použité "DACo Development". V českom vydaní je navyše rozdiel medzi uzlami ilustrácií na strane 220 a 221, kde sa raz hovorí o Rozvoji a raz o Vývoji spoločnosti DACo.
8. Na strane 166(159) Allen priznáva, že často dostáva otázku, ako je možné prepojiť jednotlivé časti zoznamov medzi sebou. Napríklad ako je možné vedieť, že v zozname telefonátov je činnosť patriaca pod projekt, ak táto informácia nie je prepojená s daným projektom. Allen odpovedá, že tento problém väčšinou netrápi tých, čo poctivo revidujú obsah svojho systému. Ak zoberieme v úvahu, že je pravdivé Allenove tvrdenie zo strany 217(208) o priemerných počtoch projektov na osobu v rozmedzí 30-100, dostávame sa k nutnosti pamätať si 30 až neobmedzene položiek projektových činností v jednom čase a v rôznych zoznamoch. Priznám sa, že si niesom istý, či je takáto situácia v súlade s redukciou stresu a pravidlom nedržať „v hlave“ nič alebo len tie správne veci.
9. Allen na strane 211(203) trocha sugestívne naznačuje, že pre GTD metódu neplatí pokles medzného dojmu prínosu. Obávam sa, že lineárna závislosť medzi pocitom prínosu a časom investovaným do metódy by bola skôr prekvapivou. Pravdepodobnejší je z môjho pohľadu scenár, kedy základy GTD majú efekt výrazne silnejší než jednotlivé detaily nutné k dosiahnutiu optimálnej funkčnosti systému. To by mohla potvrdzovať už aj spomínaná tendencia užívateľov GTD zjednodušovať. Pritom hovoríme iba o dojme prínosu, nie o prínose samotnom. Česká verzia navyše uvádza v texte preklad spojenia "virtually everyone" ako "doslova a do písmene". Priznám sa, že by som skôr očakával preklad vo forme "téměř všichni".
10. Z môjho pohľadu asi najproblematickejším a zároveň obecne najočakávanejším prvkom v knihe sú Horizonty záujmu. Ich viacmenej marginálna, ale konzistentná poloha v prvej knihe o GTD bola v MIAW nahradená relatívne výsadným postavením. Bohužial v tomto prípade nemôžem súhlasiť s Allenovým tvrdením zo strany 52(56), že GTD už nie je možné ďalej efektívne zjednodušiť. Pridaním Princípov do najvyššieho Horizontu došlo k zblíženiu medzi Horizontami a Prirodzeným plánovacím modelom. Netuším prečo nedošlo k ich úplnej integrácii. V stave navrhovanom v MIAW je rozdiel medzi Horizontami a Prirodzeným plánovacím modelom v Horizonte cieľov, Oblastiach zodpovednosti a Projektoch (prirodzený plánovací model navyše obsahuje „brainstorming“ a organizovanie. Tie sú ale činnosťami platnými aj pre používanie Horizontov). Tieto kategórie by z môjho pohľadu mohli byť súčasťou prirodzeného plánovacieho modelu. Určite by predstavovali prínos pre väčšie projekty a zas tak zbytočne neprekážali projektom menším, kde môže byť napr. delenie vízií a cieľov zbytočné. Allen sám v kapitolách o jednotlivých Horizontoch naznačuje, že sú použiteľné krížom cez jednotlivé úrovne a teda je možné hovoriť napríklad o oblastiach zodpovednosti, ktoré sú aj podradené aj nadradené projektom. Ak sa v takomto prípade použije metafora Horizontov záujmu, dostaneme sa k podivným konštrukciám typu 20000 stôp pod 10000 stopami. To spôsobuje aj probematické vlastnosti úrovne Zmyslu, ktorý je podľa Allena niekedy možné považovať za ukončiteľný a niekedy nie.
11. Informácia zo strany 285(274) podnecujúca k opätovnému štúdiu materiálov ku GTD spomína príbeh neznámeho univerzitného pracovníka, ktorý hovorí o tom ako mu opätovné vypočutie si informácií o GTD vždy prinesie pocit, že niečo pochopil lepšie než minule. Tu si dovolím trocha špekulovať, keďže príliš veľa informácií o okolnostiach za ktorých k tomuto javu došlo v knihe nenájdeme. Ak som správne informovaný, tak audio-programy obvykle počúvajú užívatelia v aute pri presunoch. Myslím že nie je ničím neobvyklým byť pri takomto počúvaní vyrušovaný - minimálne šoférovaním. Počúvanie potom skôr pripomína nesústredené čítanie. Je teda prekvapivé, že opätovné vypočutie si audioknihy prinesie niečo nové? Nie je to vlastnosť väčšiny audiokníh? Nepopieram myšlienku, že stojí zato prečítať si knihy o GTD viackrát. Je to predsalen mierne komplexnejší systém než sa môže na prvý pohľad zdať. Príklad, ktorý je v MIAW uvedený, mi ale napriek tomu príde nekorektný.

ZÁVER

MIAW kladie prioritu na otázku zmyslu pred technikou, ktorá bola dominantnou v prvej knihe o GTD. Opäť vás zavedie do sveta GTD a bude to cesta plná reflexie nad doterajším používaním, prípadne cesta vysvetľujúca prečo sa do GTD pustiť, ak sa s ním iba zoznamujete. Allen v nej osvetlil svoj pohľad na kontext fungovania GTD v pracovnom aj súkromnom živote a vysporiadal sa do určitej miery s otázkou určovania zmyslu a priorít. Opäť ukázal, že dokáže konštruktívne reagovať aj na pripomienky kritikov a užívateľov a vie ich zakomponovať do modelu GTD. Bohužial pritom použil jazyk, ktorý je „sofistikovanejší“ než v prípade prvej knihy. Tá napriek svojej "jednoduchosti" vyprodukovala mnohé nedorozumenia. Obávam sa, že v prípade MIAW to môže byť ešte komplikovanejšie. MIAW ale určite zostáva užitočným doplnkom do knižnice GTD a má čo ponúknuť aj v porovnaní s prvou knihou. Tá pritom zostáva dominantným zdrojom informácií pre praktickú aplikáciu GTD.