Cieľ

"Záležitosti" sú všetky nedokončené prípady ktoré môžeme, chceme, musíme alebo máme riešiť. Cieľom zhromažďovania je dostať tieto "záležitosti" na jedno miesto - do "schránky".

Zmysel

Zhromaždenie všetkých "záležitostí" pred ich spracovaním poskytuje podľa Allena nasledujúce výhody:

• Pomáha ak dopredu vieme aký je objem "záležitostí" ktoré budeme spracovávať
• Vieme kde je "koniec tunela" a teda aj kedy sa celý proces bude blížiť ku koncu
• Pri spracovávaní a organizovaní nechceme byť psychicky rozptyľovaní amorfnou masou "záležitostí" ktoré sa stále niekde potulujú.

Pravidlá

• Proces je potrebné aplikovať na všetkých miestach kde sa zdržujeme a kde máme svoje veci. Pre väčšinu z nás to znamená minimálne v práci a doma.
• Treba zachytiť všetky záležitosti vrátane tých, ktoré sa nám môžu teraz zdať bezvýznamné. Ako príklad môže slúžiť vizitka od kolegu s ktorým sa "možno" ešte budeme chcieť rozprávať, účet za nákupy ktorý treba uskladniť kvôli "prípadným" reklamáciám a podobne. Ak na ne už narazíme, je potrebné ich zaznamenať.
• Ak sa vedľa seba vyskytne nákup ponožiek a vypracovanie kariérnej stratégie je to úplne v poriadku. V tomto kroku nehodnotíme prioritu ale získavame údaje!
• Pri zaznamenávaní nie je dôležité či chceme "záležitosť" vyriešiť ihneď alebo neskôr. V zozname by mali skončiť veci ktoré je potrebné riešiť ihneď takisto ako veci ktoré chceme vykonať až za rok či neskôr.
• Zaznamenané "záležitosti" zásadne netriedime a neorganizujeme! Iba ich zapíšeme a pokračujeme k ďalším.
• Ku každej poznámke o "záležitosti" pripíšeme dátum (v prípade ak používame papierový poznámkový blok alebo počítačový systém ktorý nesleduje dátum vytvorenia). Táto informácia je nám často buď úplne zbytočná alebo ju nevyhnutne potrebujeme. Pre tých pár prípadov keď ju nevyhnutne potrebujeme ju stojí zato mať zaznačenú.
• Upratujeme iba to čo je možné upratať ihneď. Ak by upratovanie hocičoho zabralo viac ako 2 minúty tak si o nutnosti upratania danej veci napíšeme poznámku do schránky a necháme ju na mieste!
• Všetky objavené veci, ktoré sú nám evidentne zbytočné je treba ihneď odhodiť do odpadkového koša.

Postup

FYZICKÝ ZBER

Začneme so svojim najbližším fyzickým okolím. Hľadáme veci ktoré sú na mieste kam nepatria. V rámci klasickej GTD sa tieto veci umiestňujú do krabice. Snažíme sa do krabice dostať všetky veci ktoré nie sú doriešené/uzavreté prípadne majú k sebe naviazané činnosti ktoré s nimi je/bude treba vykonať alebo majú potenciál takéto činnosti generovať.

V praxi to funguje jednoducho tak že ak sa na niečo pozriete a napadne vás: "Moment, s tým by som mal..." pripadne "Keď sa teraz pozerám na túto vec napadlo ma že..." tak tato vec patri do krabice. Ja osobne som so žiadnymi vecami nehýbal a o všetkých som si zapísal poznámku do počítača. Tým som odbúral rozhodovanie o tom ktoré veci do schránky patria a ktoré nepatria. Je to z môjho osobného pohľadu praktickejšie a človek sa tak zároveň efektívne vyhne tomu aby začal podvedome utierať prach pod zabudnutými vecami alebo odštartoval tzv. veľké upratovanie.

Zároveň je treba podotknúť že jedna vec môže mať na seba naviazaných viacero "záležitostí". Napr. odložený časopis o cestovaní môže indikovať "Naplánuj si dovolenku" a "Uprac časopisy" zároveň. Navyše sa môže stať že ak vec viaže viacero "záležitostí" tak kým sa k nej dostaneme pri triedení bez toho aby sme mali všetky tieto "záležitosti" zapísané môžeme niektorú z nich zabudnúť. Preto doporučujem zapisovať všetko čo vás napadne ihneď do počítača a ak máte pocit že je ešte niečo čo treba v súvislosti s danou vecou zapísať a nemôže vás ihneď napadnúť čo - dajte ju do krabice. Ďalší prípad kedy by som dal vec do krabice by bol ak by som si nebol istý že vec ľahko nájdem ak ju budem potrebovať. Túto situáciu je možné riešiť použitím zápisu do schránky s indikáciou miesta kde sa vec práve nachádza.

Najčastejšie miesta a predmety na fyzický zber

• Stôl
• Listy a poznámky
• Vizitky
• Poznámky zo stretnutí
• Telefónne čísla Zásuvky v stole
• Skrine
• Pokazené alebo nepoužívané veci
• Podlahy, steny, poličky
• Veci na nástenke ktoré vyžadujú nejakú činnosť
• Niečo na stene čo tam nepatri?
• Dekorácia/umelecké diela
• Knihy/katalógy/manuály na poličkách
• Objekty na podlahe
• Vybavenie, nábytok, príslušenstvo
• Je treba niečo zmeniť?
• Funguje všetko ako má? (napr. je v miestnosti správne osvetlenie?)
• Ostatné miesta kde sú zhromaždené vaše veci

Počas zberu môžu nastať nasledujúce zvláštne situácie

• Objekt sa nezmestí do krabice/krabica je preplnená
  Typickým príkladom je ak napríklad potrebujete doplniť rezervnú pneumatiku do auta. Potom treba zaznačiť popis objektu a nechať ho na pôvodnom mieste. V tomto prípade by to mohlo byť napr. "Zohnať rezervnú pneumatiku do auta". Nezabudnite k poznámke pripísať dátum!
• Rozhodneme sa triediť a organizovať položky ktoré sme zaznamenali
  Jednoducho to nerobte. Zber prerušovaný triedením zvyčajne zaberie výrazne viac času a spotrebuje viac energie než postup v ktorom najprv veci zozbierate a následne roztriedite. Triedenie tak či onak nastane, netreba sa obávať že sa niečo nezatriedi. Nechajte triedenie na čas keď bude aktuálne.
• Nájdeme položky ktoré už sú organizované v inom systéme (kalendári alebo pod.)
  Takéto systémy je dobré považovať za veci a pridať ich do krabice (ak je to možné). Pripadne ich môžeme popísať ako "Prepíš si poznámky zo starého poznámkového bloku do GTD". Osobne doporučujem druhý spôsob.
• Narazíme na kritické veci u ktorých chceme aby nám zostali na očiach
  V GTD sa nič nestratí a schránku budeme čoskoro vyprázdňovať. Ak napriek tomu chcete mať niektoré veci na očiach, môžete si vytvoriť zvláštnu krabicu/schránku ktorú budete mať operatívne po ruke. Obecne tento postup z vlastnej skúsenosti nedoporučujem.

MENTÁLNY ZBER

Po tom čo dokončíme zber vo fyzickom okolí sú na rade "záležitosti" ktoré okupujú naše vedomie a podvedomie. Podľa Allena môže táto procedúra, potom čo sme zozbierali všetko ostatné, spotrebovať čas v objeme 20 minút až jednej hodiny. Opäť nám ide o kvantitu. Je lepšie zhromaždiť toho viac ako na niečo zabudnúť. Môžem potvrdiť Allenovo tvrdenie že veci vás budú napadať v náhodnom poradí, vypranie špinavého prádla sa môže vyskytnúť hneď vedľa návštevy galérie. Tak je to správne, zaznamenať treba všetko.

Pri tejto činnosti by vám mohol pomôcť nasledujúci zoznam typických vecí ktoré často nosíme v hlavách. Ak tento návod čítate iba orientačne, úplne postačí keď sa pozriete iba na pár prvých riadkov. Prejsť ho celý je vhodné až pri prvom aplikovaní GTD, potom iba ak budete mať pocit, že vám to môže pomôcť. Zoznam slúži ako pomôcka, jeho použitie nie je povinné.
Originál zoznamu: 43 Folders

Pracovné

• Už bežiace nedokončené projekty
• Projekty ktoré treba odštartovať
• Záväzky/sľuby voči ostatným
• Šéfovia/partneri
• Kolegovia
• Podriadení
• Ostatní ľudia v organizácii
• Ľudia "zvonka"
• Zákazníci
• Ostatné organizácie
• Odborníci
• Komunikácia (interná/externá)
• Zaháj alebo odpovedz
• Telefónne volania
• Telefónny odkazovač
• E-mail
• Faxy
• Dopisy
• Poznámky
• Písomnosti na dokončenie/zaslanie
• Referáty
• Hodnotenia/Recenzie
• Ponuky
• Články
• Propagačné materiály
• Manuály/Inštrukcie
• Úpravy/Prepisovanie
• Schôdzky ktoré musia byť pripravené/vyžiadané
• Kto potrebuje vedieť a akom rozhodnutí?
• Dôležité materiály na čítanie/preskúmanie/zhodnotenie
• Finančné
• Cash-flow
• Štatistiky
• Rozpočty
• Predpovede/projekcie
• Výkazy zisku a strát (výsledovka)
• Súvahy
• Kreditná história
• Plánovanie/Organizácia
• Formálne plánovanie (ciele, plány, úlohy)
• Súčasné projekty (ďalšie fázy)
• Nasledujúce projekty
• Obchodne/marketingové plány
• Organizačné iniciatívy
• Nadchádzajúce udalosti
• Stretnutia
• Prezentácie
• Organizačná štruktúra
• Zmeny vo vybavení
• Inštalácia nových systémov/zariadenia
• Obchodné cesty
• Banky
• Pohľadávky
• Záväzky
• Drobná hotovosť
• Administrácia
• Právne záležitosti
• Poistenie
• Personál
• Politika/Procedúry
• Zákazníci
• Vnútorní
• Vonkajší
• Marketing
• Povýšenia
• Obchod
• Služby zákazníkom
• Systémy
• Telefóny
• Počítače
• Výbava kancelárii
• Iné vybavenie
• Pomôcky
• Archivovanie
• Uskladňovanie
• Inventáre
• Zásoby
• Kancelárie/pracovne miesto
• Organizácia kancelárii
• Nábytok
• Dekorácia
• Čakám...
• Informácie
• Delegovane úlohy/projekty
• Úlohy ktorých dokončenie je kritické pre projekty
• Odpovede na:
• Listy
• Poznámky
• Volania
• Návrhy
• Pohľadávky
• Refundácie
• Drobná hotovosť
• Poistenie
• Objednaný materiál
• Veci v oprave
• Lístky/Pokuty
• Rozhodnutia tretích osôb
• Kariérny rozvoj
• Tréningy/semináre
• Veci na naučenie
• Veci na vyhľadanie
• Schopnosti praktické/na naučenie (hlavne počítače)
• Video/audio tréning
• Životopisy
• Vonkajšie vzdelávanie
• Výskum - potrebujem zistiť niečo o...
• Pracovný šatník

Osobné

• Už bežiace nedokončené projekty
• Projekty ktoré treba odštartovať
• Záväzky/sľuby voči ostatným
• Manžel/Manželka
• Deti
• Rodina
• Priatelia
• Odborníci
• Požičané veci
• Projekty: iné organizácie
• Služby
• Občianske
• Dobrovoľné
• Komunikácia
• Rodina
• Priatelia
• Odborníci
• Záhaj alebo odpovedz
• Telefónne volania
• Listy
• Pohľadnice
• Nadchádzajúce udalosti
• Zvláštne príležitosti
• Narodeniny
• Výročia
• Svadby
• Promócie
• Prázdniny
• Cestovanie
• Víkendové výlety
• Dovolenky
• Spoločenské udalosti
• Kultúrne udalosti
• Športové udalosti
• Výskum a vývoj
• Miesta na ktoré treba ísť
• Ľudia s ktorými sa treba stretnúť/treba pozvať
• Lokálne atrakcie
• Administrácia
• Financie
• Zloženky
• Banky
• Investície
• Pôžičky
• Dane
• Poistenie
• Právne záležitosti
• Archivácia
• Čakám...
• Poštové objednávky
• Opravy
• Refundácie
• Požičané veci
• Zdravotne údaje
• RSVP (répondez s'il vous plaît) - potvrdenie účasti
• Dom/domácnosť
• Prenajímatelia
• Vlastná nehnuteľnosť
• Právne záležitosti
• Realitné agentúry
• Lokality
• Dane
• Stavebné firmy
• Kúrenie/Vzduchotechnika/Klimatizácia
• Inštalatér
• Elektrika
• Strecha
• Okolie
• Príjazdová cesta
• Steny/podlahy/stropy
• Dekorácia
• Nábytok
• Pomôcky/výbava
• Spotrebiče
• Žiarovky/elektrické vedenia
• Kuchyňské potreby
• Umývačka/sušička/vysávač
• Miesta na vyčistenie/preorganizovanie
• Televízor
• VCR/DVD
• Hudba/CD/Kazety
• Kamery/filmy
• Telefóny
• Odkazovače
• Športová výbava
• Komora/Šaty
• Garáž/sklad
• Oprava vozidiel/údržba
• Nástroje
• Kufre/batožina
• Zvieratá
• Počítače
• Softvér
• Hardvér
• Spojenie
• CD-ROM
• E-mail/Internet
• Zdravotná starostlivosť
• Doktori
• Zubári
• Špecialisti
• Záľuby/Koníčky
• Knihy/Nahrávky/Kazety/Disky
• Nákupy
• Domáce potreby
• Lekáreň
• Tržnica
• Banka
• Čistiareň
• Papiernictvo
• Komunita
• Susedia
• Školy
• Lokálna reprezentácia
• Občianske povinnosti/záležitosti

Tak a teraz, keď máme zaznamenané všetky osobné aj pracovné "záležitosti", sa môžeme pustiť do spracovania schránky.

POZNÁMKY

• Ak máte plnú e-mailovú schránku s neroztriedenou poštou prejdite si každú správu a zapíšte si do schránky činnosti ktoré sú na ne naviazané, napr. "Odpíš na e-mail firme XYZ". E-mailu a GTD sa budeme venovať zvlášť, v tomto momente stačí ak napíšete poznámky ku každej správe ktorej sa to týka. Ak máte tisíce nevybavených e-mailov, je pravdepodobné že množstvo z nich je odpad ktorý stačí vymazať. Lepší čas na vyčistenie e-mailovej schránky než teraz už nenájdeme.