Aktualizácia systému je najdôležitejšou časťou GTD. V prípade ak systém nie je úplný a napríklad v zozname e-mailov ktoré máme napísať chýbajú záznamy, naša myseľ sa podvedome rozhodne systému neveriť v dôsledku čoho sa nedokážeme zbaviť prebytočného stresu. Z osobnej skúsenosti môžem potvrdiť že to je pravdivý údaj. Po prvom zavedení GTD som sa k aktualizácii prinútil až po 2 týždňoch a to už som tušil že mi niečo uniká. Odvtedy aktualizujem pravidelne.
Aktualizácia systému GTD prebieha v týždenných cykloch.

Zmysel

Týždenná aktualizácia je činnosť ktorá ma zabezpečiť aby "sme vedeli o všetkých veciach ktoré nerobíme ale mohli by sme robiť ak by sme sa tak rozhodli". Prechádza opäť všetkými fázami GTD - zberom, spracovaním, organizovaním a aktualizáciou.

Postup

Skladba týždennej aktualizácie:

• Zber papierových poznámok
  Do krabice vložte všetky papieriky, vizitky, recepty ktoré sa za týždeň nazhromaždili vo vašom šatstve, stole, poličkách a podobne. Z vlastnej skúsenosti môžem doporučiť tieto papieriky dávať do krabice priebežné počas týždňa, ešte lepšie je ihneď ich značiť do systému. Aktualizácia GTD sa tým urýchli.
• Spracovanie poznámok zo stretnutí a v poznámkových blokoch
  
• Kontrola predchádzajúcich udalostí v kalendári
  Skontrolujte každý deň predchádzajúceho týždňa kvôli zabudnutým činnostiam, poznámkam, informáciám a preneste ich do systému.
• Nadchádzajúce udalosti v kalendári
  Zachyťte všetky činnosti ktoré treba zorganizovať skôr ako nastane udalosť v kalendári. Typický časový horizont pre budúce udalosti ktoré kontrolujeme je týždeň dopredu.
• Mentálne zhromažďovanie
  Zaznamenajte všetky nové projekty, činnosti, Niekedy/Možno ktoré vás nápadnú. Osobne doporučujem tieto veci zaznamenávať hneď ako vás nápadnú v priebehu týždňa - urobte si ihneď poznámky do systému alebo do poznámkového bloku pripadne PDA.
• Prejdite "Projekty"
  Prehodnoťte stav projektov, cieľov a výsledkov tak aby pre každý aktívny projekt existovala aspoň jedna ďalšia činnosť.
• Prejdite "Budúce projekty"
  Prehodnoťte či sa niektorý projekt nestal medzičasom aktuálny a ak áno naplánujte ho a priraďte mu aspoň jednu ďalšiu činnosť.
• Prejdite "Ďalšie činnosti"
  Zaškrtnite dokončené činnosti
• Prejdite "Čakám..."
  kvôli činnostiam ktoré treba prípadne vykonať (pripomenutie a pod.)
• Prejdite relevantné "Zoznamy"
• Prejdite "Niekedy/Možno"
  V klasickom GTD sa táto kontrola používa na identifikáciu projektov ktoré sa mohli stať aktuálne a sú v kategórii "Niekedy/Možno". Osobne "Niekedy/Možno" prechádzam podľa nálady.

Allen na prevedenie tejto činnosti doporučuje skoré poobedné hodiny počas posledného dňa v týždni ak máte v praxi možnosť izolovať sa od vyrušení po celú dobu aktualizácie. Toto doporučenie vychádza z predpokladu že si posledný deň v týždni ešte čerstvo pamätáme udalosti týždňa a navyše po aktualizácii môžeme privítať víkend s čistou hlavou. Mne sa viac osvedčili víkendy, v žiadnom prípade by som ale aktualizáciu nenechával na pondelok. Zvyšuje sa tak pravdepodobnosť že aktualizáciu nevykonáte.
Allen do aktualizácie počíta ešte obecnejšiu aktualizáciu životných cieľov raz za pár mesiacov ktorej sa budeme venovať samostatne.

Záver

Gratulujem, práve ste dočítali poslednú časť základov GTD. Prajem vám veľa šťastia pri jeho zostavovaní a používaní! Ak by ste mali otázky napíšte mi prosím email. Majte sa pekne.