Ak je systém správne zostavený a obsahuje záznamy o všetkých úlohách, potom denné nahliadanie do systému zaberie veľmi málo času. Za normálnych okolnosti je to napr. ak získame voľný čas a použijeme GTD na ukázanie úloh ktoré sú vhodné pre kontext v ktorom sa nachádzame, ak sa vyskytne nová úloha/informácia ktorú je potrebné do systému vložiť a na koniec pri rannom plánovaní.

Postup

• Kalendár
  Najčastejšie sa pravdepodobne budeme pozerať do kalendára ktorý vymedzuje náš zvyškový čas. Aktivity naplánované na konkrétny deň určujú koľko času nám medzi nimi zostane. Allen doporučuje od celého času ktorý máme vymedzený na konkrétny deň odpočítať časové nároky činností definovaných na ten deň, zvyšok rozdeliť na polovicu (kvôli neplánovaným udalostiam) a na zvyšnú polovicu si predurčiť prípadné činnosti zo zoznamu kontextov
• Ďalšie činnosti
  Ak máme správne a dôveryhodné údaje v kalendári, potom je prehliadanie ďalších činností jedinou časťou systému ktoré budeme používať častejšie než raz za týždeň. Pritom prehliadanie činností v kontextoch neznamená že ich musíme nevyhnutne realizovať - iba ich vyhodnotíme v súvislosti s ostatnou prácou ktorú je treba vykonať v ten deň a rozhodneme sa či sa im budeme venovať alebo ich ešte odložíme. Neraz sa stane že sa na ďalšie činnosti celý deň nepozrieme vďaka tomu, že všetok čas nám zaberú činnosti v kalendári.
• Činnosti podľa kontextu
  Činnosti podľa kontextu budeme kontrolovať iba ak sa budeme nachádzať v danom kontexte a budeme mať k dispozícii voľný čas.

Dôležitou súčasťou používania GTD je pravidelná aktualizácia systému.