Cieľ

Cieľom spracovania schránky je:

• Zbavenie sa všetkého čo nepotrebujeme
• Vykonanie všetkých činností ktoré zaberú menej ako 2 minúty času
• Delegovanie všetkých činností ktoré sú nato vhodné
• Roztriedenie činností ktoré zaberú viac ako 2 minúty času a ich zápis do systému
• Identifikácia projektov a väčších záväzkov

Pravidlá

• "Záležitosti" spracovávame zhora-nadol (e-maily je vhodné spracovávať od najnovšieho po najstaršie), jednu za druhou bez preskakovania
• Nikdy nič nevraciame naspäť do schránky!

Názvy

• Najbližšia činnosť
  Základnou otázkou pri spracovávaní schránky je otázka: "Čo je najbližšia činnosť?" Pod najbližšou činnosťou v kontexte GTD sa vždy mysli najbližšia fyzická činnosť nutná k vyriešeniu "záležitosti" alebo k začatiu práce na "záležitosti". Jednoduché pravidlo určujúce fyzickú činnosť je, že takáto činnosť musí byť fyzicky vidieť. Ak napríklad máme v schránke poznámku "Doplň rezervnú pneumatiku do auta" typickou najbližšou fyzickou činnosťou bude "Zavolaj do servisu a zisti či majú rezervné pneumatiky", pre "Zorganizuj stretnutie s Ivetou" to bude "Zavolaj Ivete a dohodni si čas stretnutia" a pod. Zvláštnou kategóriou je "premýšľanie". V GTD sa premýšľanie môže považovať za fyzickú činnosť .
• Kontext činností
  Popisuje okolnosti za ktorých je možné vykonať činnosti ktoré k nemu patria. Napríklad telefonáty je možné vykonať iba ak máme k dispozícii telefón.
• Predmet činnosti
  Je predmet ktorého sa týka činnosť. Často ide o osobu alebo miesto. Tento parameter ďalej zjemňuje organizáciu v rámci kontextu.
• Projekt
  Projektom sa v GTD rozumie akákoľvek "záležitosť" ktorej vyriešenie pozostáva z viac ako jednej fyzickej činností. Toto delenie je veľmi praktické kvôli oddeleniu jednoduchých činností (ktorých bude relatívne veľký počet) od náročnejších činností ktoré potrebujeme pripomínať až kým nebudú dokončené (tých bude tiež významný počet a navyše zvyčajne generujú obrovské množstvo jednoduchých činností)
• Blízke obdobie
  Osobne ak mám aspoň približnú predstavu o tom kedy chcem na danej položke pracovať tak ju radím medzi veci na ktorých je možné teraz začať pracovať, v opačnom prípade ich radím medzi veci na ktorých teraz nechcem pracovať. Ďalším kritériom je či chcem danú záležitosť mať viac alebo menej na očiach. V prvom prípade ju zaradím skôr medzi budúce projekty (ktoré kontrolujem počas týždennej aktualizácie), v druhom do Niekedy/Možno (ktoré kontrolujem raz za mesiac)

Postup

Každú položku z krabice a schránky zatriedime podľa nasledujúceho diagramu:

Slovný popis

Pri každej položke v krabici a v schránke identifikujeme či je na nej možné začať teraz alebo v blízkom období pracovať:
Ak NIE potom máme tri možnosti:

• Ak je položka zbytočná tak sa jej zbavíme/vymažeme ju. Tým že sme si prešli všetky veci ktoré sú na riešenie sme získali lepšiu predstavu o tom čo máme riešiť a čo naopak nemáme riešiť. A to čo nemáme riešiť treba vymazať. Ak je na danú položku viazaný fyzický objekt ten je treba odhodiť do odpadkového koša
• Ak sa k položke viaže činnosť ktorú neplánujeme vykonávať v najbližšom čase, zaradíme ju do priečinku Niekedy/Možno (V prípade ak vieme v akom časovou horizonte pre nás daná položka začne byť zaujímavá dáme si o nej poznámku do kalendára)
• Ak sa na položku neviaže žiadna činnosť zaradíme ju do Poznámok.

Ak ÁNO potom sa musíme rozhodnúť či na vyriešenie danej položky je potrebné vykonať viacero krokov (fyzických činností) alebo postačí jeden krok:

• Ak je potrebné vykonať viacero krokov ide o projekt ktorý musíme naplánovať. Následne sa rozhodneme či je projekt v súčasnom momente pre nás aktuálny. Ak na projekte nebudeme pracovať skôr ako za 30 dni ide o budúci projekt. Ak na projekte budeme pracovať, musíme preň identifikovať najbližšiu činnosť. Tú buď vykonáme, delegujeme alebo odložíme.
• Ak postačí jeden krok (fyzická činnosť) rozhodneme sa či jej prevedenie zaberie menej alebo viac ako 2 minúty času:
• Ak zaberie menej ako 2 minúty času tak činnosť ihneď vykonáme (pravdepodobne ich nebude toľko aby sa proces triedenia výrazne predĺžil)
• Ak zaberie viac ako 2 minúty času identifikujeme či je to naša úloha alebo by bolo vhodnejšie ak by ju vykonal niekto iný:
• Ak by bolo vhodnejšie aby ju vykonal niekto iný (nemusí to byť iba podriadený, môže to byť aj náš nadriadený alebo partner - napr. ak ide o rozhodnutie v dôležitej veci) položku delegujeme a do nášho systému do priečinku Čakám... si zapíšeme že čakáme na reakciu spolu s dátumom kedy sme delegovali
• Ak je to skutočne naša úloha a je viazaná na čas (to znamená že MUSÍ byť vykonaná v určitý deň) tak si ju poznačíme do kalendára
• Ak je to naša úloha a NEMUSI byt vykonaná v konkrétny deň potom ju zaradíme do nášho systému do priečinku so zodpovedajúcim kontextom medzi činnosti ktoré je treba vykonať čo najskôr

Potom čo zorganizujeme všetky položky sa môžeme pustiť do používania GTD.