Tento mýtus je založený na predpoklade, že poštu a poznámky stačí spracovať iba jednorázovo. Pritom v realite by sme sa mali obom venovať efektívny počet krát. V niektorých prípadoch by ich mal spracovať asistent a my ich nemali vidieť dokonca vôbec.
Jednorázové spracovanie sa týka predovšetkým odpadu ktorý ide priamo do koša. V ostatných prípadoch Susan doporučuje vedome sa zamyslieť nad vhodným počtom opakovaných prezretí emailu a spracovania dokumentov. Myšlienka skrývajúca sa za jednorázovým použitím sa totiž ľahko môže zmeniť z efektívneho riešenia na stratu času. Predovšetkým vďaka odvádzaniu pozornosti.
Susan uvádza príklad emailu obsahujúceho popis činností ktorým, za predpokladu že sa rozhodneme email ihneď vybaviť, musíme venovať celú našu pozornosť a pravdepodobne tak zanedbáme dôležitejšie veci čakajúce v tom čase na spracovanie. V opozícii stojí obava že ak email nevybavíme ihneď, potom ho nevybavíme už nikdy.
Takýto stav sa nazýva reaktívnym módom. V tomto móde vybavujeme veci bez ohľadu na ich dôležitosť, iba s prihliadnutím na ich urgentnosť. Susan navrhuje riešiť situáciu vhodnou organizáciou emailov a papierovej pošty podľa hesla "zaraď do skupín a použi".

GTD na problém odpovedá používaním kontextov a vhodných kategórií. Tie zabezpečujú, že každá záležitosť bude registrovaná vhodný počet krát a bude viditeľná práve vtedy, keď je jej vybavenie aktuálne.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #4 – Only Handle it Once