Vďaka výbornej pripomienke od Daniela Bairda anglická verzia RC-GTD teraz obsahuje tagglytagging umožňujúci flexibilné členenie kategórií tabuliek. Aktualizovanú verziu si môžete stiahnuť tu.

Dnes prebehla aktualizácia anglickej varianty RC GTD Tiddly Wiki s pomocou novej d3 Tiddly Wiki na verziu 1.1.0. Zároveň bola doplnená o mobilnú verziu s kalendárom. Ak si ju chcete stiahnuť kliknite sem.

V tomto článku sa pozrieme na základy používania RC GTD Tiddlywiki v slovenskej verzii. Nebudeme sa venovať úplne všetkým nastaveniam v programe, zameriame sa predovšetkým na tie, ktoré vám umožnia rýchlo začať TiddlyWiki používať. Tento návod sa týka verzie založenej na d3 Tiddly Wiki 1.0.11. Pred samotným naplnením systému reálnymi dátami je vhodné vytvoriť kópiu zdrojového súboru a vyskúšať si všetky operácie na neostro.

Inštalácia

Z tejto stránky si stiahnite slovenskú verziu RC GTD Tiddly Wiki v zip súbore spolu s aplikáciou Rainlendar (tomu sa v tomto návode nebudeme venovať, v prípade ak nebudete vedieť ako ho nainštalovať a používať napíšte mi prosím mail a ja skúsim vytvoriť krátky návod). Obsah zip súboru rozbaľte do vhodného adresára (obsah tvorí jediný súbor rc_gtd-prazdna_sk.html). RC GTD Tiddly Wiki 0.1 beta tak bude pripravená na používanie.

POZNÁMKA

• d3 TiddlyWiki z ktorej vychádza táto modifikácia je optimalizovaná pre prehliadač Internet Explorer a Firefox.

Rozhranie programu sa skladá z troch základných častí:

• Ľavého roletového menu
• Tabuliek
• Pravého roletového menu

Tabuľky sa zobrazujú v troch variantách:

• Náhľadová varianta
  V tejto variante je možné prehliadať tabuľku pričom nehrozí náhodné upravenie jej obsahu. Tabuľky sú graficky formátované.
  
  
  
  
• Upravovacia varianta
  V tejto variante zobrazenia je možné upravovať názov, textové pole a značky tabuľky. Do upravovacieho módu sa dostanete ak dvojkliknete na tabuľku.
  
  
  
  
• Tabuľka neexistuje
  Ak tabuľka neexistuje vytvoríte ju tak že na ňu kliknete dvojklikom, upravíte textové pole a výsledok uložíte.
  
  

Navyše v systéme existujú 4 skupiny tabuliek:

• Jednoduchá tabuľka
  
  
  
  
• Tabuľka kontextu
  
  
  
  
• Tabuľka činnosti
  
  
  
  
• Tabuľka projektu
  
  
  

POZNÁMKA

• Žiadne dve tabuľky v systéme nesmú mať rovnaký názov. Používajte preto prosím popisné názvy. Pri tvorbe novej tabuľky systém na existenciu tabuľky s rovnakým názvom upozorní a spýta sa či ju chcete prepísať.

Používanie RC GTD

Úvodné nastavenia

Pred zapísaním prvých informácii do systému je vhodné upraviť parametre správania sa aplikácie aby vyhovovali vašim preferenciám.

V pravom menu v sekcii Nastavenia môžete upraviť podpis ktorý sa priradzuje k tabuľkám tak že upravíte VašeMeno do vami preferovanej formy (prosím dodržte formát Wikislova - napr. meno Ján Novák zapíšte ako JánNovák). Skontrolujte či sú aktívne voľby UlozZálohu, AutomatickéUkladanie a PovolAnimácie. Ak nie sú aktivované, aktivujte ich zaškrtnutím príslušného políčka.

V ľavom menu kliknite na odkaz Konfigurácia. Skontrolujte či posledné pole obsahuje číselnú hodnotu. Ak ju neobsahuje, upravte pole podľa vašich potrieb a popisu ktorý sa nachádza nad ním.

Práca s kontextom

Vytvorenie nového kontextu

Nový kontext pre činnosti vytvoríte kliknutím na tlačítko * Vytvor nový kontext ktoré sa nachádza v pravom menu pod sekciou Ďalšia činnosť. V otvorenej kontextovej tabuľke upravte iba meno tabuľky. Obsah textového pola a pola značiek nechajte prosím nezmenený.

Úprava názvu kontextu

Názov kontextu môžete upraviť zmenou názvu kontextovej tabuľky.

Odstránenie kontextu z ponuky

Kontext odstránite z ponuky tak, že vymažete tabuľku kontextu ktorá sa objaví po kliknutí na jeho meno v ponuke v pravom menu. Činnosti patriace do daného kontextu budú označené ako nezaradené.

Vytvorenie činnosti patriacej ku kontextu

Novú činnosť patriacu ku kontextu vytvoríte tak že v tabuľke kontextu kliknete na tlačítko činnosť. Činnosť sa automaticky priradí ku kontextu z ktorého bola vytvorená. Do textového pola novej činnosti si môžete zapísať poznámky patriace k danej činnosti a nahradiť tak štandardný text v textovom poli.

Upravenie názvu a obsahu činnosti patriacej ku kontextu

Názov činnosti upravíte tak že dvojkliknete na otvorenú tabuľku činnosti a upravíte jej názov alebo textové pole.

Vymazanie činnosti patriacej ku kontextu

Činnosti patriacu k danému kontextu vymažete tak že kliknete na odkaz v tabuľke kontextu a v otvorenej tabuľke činnosti kliknete na tlačítko vymaž.

Práca s projektami

Vytvorenie nového projektu

Nový projekt vytvoríte kliknutím na tlačítko * Vytvor projekt (aktívny alebo budúci) ktoré sa nachádza v pravom menu pod sekciou Projekty. Je vhodné pri tvorbe projektu dodržať formu zápisu tak ako sa objaví v projektovej tabuľke. Navyše by každý aktívny projekt mal obsahovať aspoň jednu priradenú ďalšiu činnosť, budúce projekty by naopak nemali obsahovať ďalšiu činnosť, ale iba popis ďalšej činnosti v krokoch.
Na konci textového pola sa nachádza makro systému. Toto makro prosím ponechajte na mieste a neprepisujte ho. Inak by sa k projektu nedali priradiť činnosti. Vlastný text umiestnite pred alebo za makro.

Úprava názvu a obsahu projektu

Projekt upravíte tak že dvojkliknete na tabuľku projektu a zmeníte textové pole alebo pole názvu.

Vymazanie projektu

Projekt je možné vymazať dvoma spôsobmi. Buďto na tabuľke projektu kliknete na tlačítko vymaž alebo na tlačítko vymaž všetko. V prvom prípade dôjde k vymazaniu projektu a činnosti k nemu priradené budú označené ako ďalej nepriradené. V druhom prípade dôjde k vymazaniu projektu spolu s k nemu priradenými činnosťami.

Vytvorenie činnosti patriacej k projektu

Činnosť patriacu k projektu vytvoríte tak že na tabuľke projektu kliknete na tlačítko činnosť. Vytvorí sa nová tabuľka činnosti ktorá sa automaticky asociuje s projektom. V novej tabuľke môžete upraviť názov činnosti, textové pole a značky činnosti. Ak je činnosť vytvorená z tabuľky projektu potom nie zaradená do žiadneho kontextu. Zaradenie do kontextu dosiahnete tak že v značkách nahradíte slovo unfiled názvom kontextu (napr. Počítač). Zaradzovať projektové činnosti do kontextu je dôležité pre funkčnosť systému GTD.
Pre každý projekt je možné vytvoriť viac ako jednu činnosť. Systém ich automaticky usporadúva a prvú označuje podčiarknutím červenou čiarou. Po splnení podčiarknutej činnosti je automaticky za nasledujúcu činnosť označená ďalšia činnosť v poradí. V kontextových tabuľkách sa pomocou voľby Iba najbližšie činnosti v projektoch dá zvoliť či sa majú v zoznamoch činností v danom kontexte ukazovať všetky činnosti z projektov alebo iba tie ktoré sú označené ako ďalšie. To umožňuje naplánovať si sekvenciu krokov dopredu bez toho aby sa v kontextových tabuľkách ukazovali činnosti ktoré bude možné splniť až po splnení iných činností.

Upravenie názvu a obsahu činnosti patriacej k projektu

Názov činnosti upravíte tak že kliknete na odkaz v tabuľke kontextu, dvojkliknete na otvorenú tabuľku a upravíte jej názov alebo textové pole.

Vymazanie činnosti patriacej k projektu

Činnosti patriace k danému projektu vymažete tak že kliknete na odkaz v tabuľke projektu a v otvorenej tabuľke činnosti kliknete na tlačítko vymaž.

Práca s činnosťami

Označenie ľubovolnej činnosti ako dokončenej

Každú činnosť v systéme je možné označiť ako dokončenú buď zaškrtnutím políčka vedľa názvu činnosti v tabuľke kontextu alebo projektu, alebo zaškrtnutím políčka dokončená na tabuľke danej činnosti.

Zmena ľubovoľnej činnosti na projekt

Každú činnosť v systéme je možné zmeniť na projekt pomocou tlačítka zprojektuj na tabuľke činnosti v náhľadovom móde zobrazenia.

Zmena kontextu ľubovoľnej činnosti

Kontext činnosti je možné zmeniť výberom kontextu po kliknuti na tlačítko kontext na tabuľke činností v náhľadovom móde zobrazenia.

Praktické informácie

Skrytie tabuliek

V každej tabuľke je možné kliknúť na tlačítko zavri. V takom prípade dôjde k skrytiu danej tabuľky. V prípade kliknutia na tlačítko zavri ostatné dôjde k skrytiu všetkých tabuliek okrem danej tabuľky. Tabuľky ktoré sú zobrazené v upravovacej variante zostávajú otvorené aj pri použití príkazu zavri alebo zavri všetko.

Makrá v textových poliach

Prosím vyhýbajte sa prepisovaniu makier v textových poliach tabuliek. Môže tak dôjst k znehodnoteniu funkčnosti systému. Vlastný text v takýchto prípadoch prosím umiestňujte pred alebo za makrá.

Automatické ukladanie

Systém ukladá pri hocakej zmene svoju zálohu vždy do novej kópie v adresári s pôvodným súborom. Ak máte aktivované automatické ukladanie je pravdepodobné že sa adresár čoskoro zaplní kópiami súboru. Preto je vhodné kópie raz za čas premazať. V zdrojovom kóde systému je možné nastaviť aby dochádzalo iba k tvorbe jedinej záložnej kópie.

Záver

Tento návod je síce iba nahliadnutím na fungovanie RC GTD, napriek tomu dúfam že vám umožní rýchle zoznámenie sa so spôsobom práce v tomto systéme. Ak by vám náhodou nebolo niečo jasné, prosím neváhajte a pošlite mi email (nájdete ho pri nadpise každej správy na tomto blogu)

Dneska prebehla zmena grafiky do trocha viac veselých farieb. Dúfam že sa vám bude páčiť a aspoň trocha uľahčí navigáciu na blogu.

GTD pravdepodobne potrebujete ak:

• nemáte čas na používanie podobných nezmyslov
• ste zavalení prácou a stále niečo nestíhate
• neviete koľko máte času a či vôbec máte na niečo čas
• neviete či a aké pracovné záväzky môžete prijať
• pripadá vám že stále iba "hasíte to čo horí"
• máte pocit že vám niečo uniká
• máte výborné nápady, ale stále ich zabúdate alebo si nedokážete spomenúť kam ste založili ich popis
• zabúdate na dôležité narodeniny, meniny, výročia
• potrebujete aspoň trochu voľna
• potrebujete sa “zorganizovať“

GTD je skratka pre "Getting Things Done". Označuje systém pre manažment času a cieľov a zároveň je aj názvom knihy od Davida Allena v ktorej popisuje postup ako transformovať každodenné pracovné preťaženie na integrovaný systém osobnej produktivity bez stresu. GTD je založené na princípe "zdravého rozumu". Ten sa odzrkadľuje v predpoklade že ak máte k dispozícii aktuálny, systematicky organizovaný a revidovaný inventár všetkých svojich záväzkov, potom sa dokážete lepšie sústrediť na svoje aktuálne potreby a robiť s istotou rozhodnutia o tom, čomu je v danom časovom okamihu potrebné venovať pozornosť a čomu nie.

GTD pozostáva z jednoduchej postupnosti aktivít, ktoré vám v optimálnom prípade umožnia dosiahnuť stav príjemne zrelaxovanej produktivity. Skladá sa zo:

• Zachytenia všetkého čo akýmkoľvek spôsobom zamestnáva vašu pozornosť
• Definovania činností vo forme výsledkov a ďalších konkrétnych vykonateľných krokov vedúcich k výsledkom
• Zorganizovania pripomienok a informácií optimálnym spôsobom, ich zaradenie do vhodných kategórii na základe predpokladu o tom kedy a kde ich budeme potrebovať
• Udržiavania aktuálnosti systému pomocou periodických revízií v rámci šiestich úrovní záväzkov (zmyslu, vízie, cieľov, oblastí záujmu, projektov a činností)

Časti tohoto popisu vychádzajú voľne z originálnej definície Davida Allena.

Návod k metodike GTD v slovenskom jazyku nájdete tu. GTD môžete vyskúšať s pomocou aplikácie RC GTD a stručného návodu na jej používanie.

POZNÁMKY

• GTD je systém osobnej produktivity, ktorý je vhodným doplnkom systémov na riadenie tímov. Ak máte záujem predovšetkým o riadenie tímov, pozrite sa sem.