Posledný mýtus sa nás snaží presvedčiť o tom, že sa musíme zúčastniť všetkých mítingov a aktivít ktoré si našli cestu do nášho kalendára. V skutočnosti ale dokážeme byť úspešný v práci a dosiahnuť spokojnosti aj s miernym počtom stretnutí a aktivít. Používate niektorý z nasledujúcich výrokov?

• Už pár týždňov som nebol doma pred 18.00.
• Stále sa snažíme vybalancovať pracovné povinnosti s aktivitami našich detí a rodinnými povinnosťami.
• Musím si dohodnúť termín s manželkou aby sme sa mohli porozprávať.
• Bolo by skvelé, ak by deň mal 30 hodín.
• Mám plný deň mítingov.
• Nemám čas na seba.

Potom ste pravdepodobne preťažený mítingami. Riešením môže byť správne manažovanie mítingov. To vyžaduje kritickú analýzu vašej role na mítingoch:

• Pýtate si pred mítingom agendu, ktorá sa bude preberať, aby ste dokázali posúdiť, či navrhované témy vyžadujú vašu účasť?
• Existujú spôsoby umožňujúce aby mítingy prebehli efektívnejšie?
• Dokázal by niekto pre vás zosumarizovať obsah mítingu za zlomok času, ktorý by vás stála účasť na mítingu?
• Môžete sa zúčastniť iba tej časti mítingu, ktorá vyžaduje vašu prítomnosť?
• Sú poznámky dostatočné nato, aby vám poskytli informácie ktoré potrebujete?
• Sú tieto mítingy dôležité pre váš úspech alebo vás posúvajú ďalej? Ak nie, vynechajte ich.
• Sú súčasťou mítingu prijemný ľudia s dobrými úmyslami ale samotná náplň nie je pre vás dôležitá? Ako sa účasť na takomto mítingu prejaví na dennom pláne?
• Čo najhoršie sa môže stať ak sa nezúčastníte?

Na pozvánku na míting sa veľmi ťažko odpovedá jednoduchým nie. Susan doporučuje použiť alternatívne výroky typu:

• Nie, ale ďakujem že ste na mňa mysleli.
• Rád by som, ale mám bohužiaľ iné povinnosti.
• Bohužiaľ nedokážem teraz investovať dostatok času a pozornosti do tohoto mítingu, ale som si istý, že ... vám dokáže pomôcť.

Je to váš čas, ochraňujte ho! Pozor ale, aby ste to s "výhovorkami" zbytočne neprehnali.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #10 – We need to be at all those meetings!

Ďalší mýtus sa týka predpokladu, že ku kvalitnému životu potrebujeme veľa materiálnych vecí. Susan oponuje. Podľa nej k úspechu v živote a k šťastiu stačí len malé množstvo vecí. Ak používate verziu niektorého z nasledujúcich výrokov, pravdepodobne ste podľahli dnešnému mýtu :

• Potrebujem ďalšie ... (doplňte podľa potreby, napr. topánky, oblek, dom, auto, počítač).
• Bolo by skvelé, ak by šlo vyplatiť naše kreditné karty.
• Ak by sme bývali vo väčšom dome, mali by sme kam ukladať ďalšie veci.
• Celý víkend strávim sekaním trávnika, umývaním auta a údržbou domu.

Vlastnenie veľkého množstva vecí má mnohé nevýhody:

• Niečo stoja.
• Treba ich spravidla poistiť.
• Treba ich udržiavať.
• Treba okolo nich chodiť a pracovať.
• Treba ich skladovať.
• Zaberajú miesto pre nové veci.

Susan ďalej uvádza príklady zo svojej praxe, v ktorých ilustruje, ako málo je potrebné k životu. Ľudia donútení okolnosťami často zistia, že sa dokážu prispôsobiť a žiť kvalitný život aj bez veľkého množstva vecí. To im umožňuje koncentrovať sa viac na svoje zážitky a oslobodiť sa od vecí konzumujúcich zbytočne veľa peňazí, času a energie. Ja iba dodávam, že aj tu treba nájsť tú správnu mieru a neupadať do zbytočného asketizmu. Vlastne, keď sa tak zamyslím, myslím že potrebujem ďalšie...

Originál článku Productivity & Organizing Myth #9 – We need a lot of stuff!

Ak zorganizovanie trvá príliš dlho a tento čas nie je možné produktívne využiť, potom nestojí zato sa o organizovanie ani pokúšať. Príliš veľa práce nato aby sa oplatila. Susan tvrdí, že táto obava nie je správna. Na prvý pohľad sa môže zdať že zorganizovanie je obrovský projekt, ale uisťuje nás, že to dokáže každý. Heslom tohoto prístupu je otázka "Ako je možné zjesť slona? Kúsok po kúsku!" Existujú dva overené spôsoby ako sa pustiť do veľkého organizačného projektu. Jedným z nich sú denné seansy, druhým celodenné organizovanie.

Denné seansy by mali byť relatívne krátke. 15 minút denne dokážeme robiť hocičo, predovšetkým ak nás na konci čaká odmena. Tento spôsob organizácie prinesie výsledky s postupujúcim časom a umožní rozvinúť tie správne schopnosti a zvyky. Susan navrhuje v procese používať 15minútový prenosný časovač s nasledujúcimi výhodami:

• Pomôže uvedomiť si limit pracovného bloku.
• Ukáže, že 15 minút dokážeme robiť hocičo čo chceme.
• Po uplynutí 15 minút môžeme získať pocit, že stojí zato investovať ďalších 15 minút, keďže tie prvé utiekli tak rýchlo.
• Pomôže sústrediť sa na úlohu. Počas krátkych 15 minút sa venujeme iba upratovaniu a organizovaniu a ničomu inému.

Denné seansy, každý deň, sú kľúčové pre úspech procesu. Umožnia nám získať zotrvačnosť a rytmus ktorý nás ponesie až k úspešnému dosiahnutiu cieľa. 15 minútové časové investície pritom pravdepodobne neovplyvnia naše ďalšie povinnosti.

Celodenné organizovanie dosahuje výsledky v krátkom čase. Tento spôsob vyhovuje ľuďom obľubujúcim veľké výzvy a majúcim schopnosť a motiváciu sústrediť sa na dotiahnutie projektu do úspešného konca. Vyžaduje to odsunúť všetky ostatné aktivity na vedľajšiu koľaj a sústrediť sa úplne iba na upratovanie a organizovanie. Počas organizovania celodenného projektu je dôležité dopredu zabezpečiť potrebné úložné priestory, odpadkové vrecia a podobne. Pred začatím práce je vhodné dobre sa najesť. Susan ďalej doporučuje motivovať sa predstavou ako dobre budú veci vyzerať, keď budú zorganizované a zvážiť prizvanie si asistenta. To má nasledujúce výhody:

• Prítomnosť asistenta bude pripomínať prácu ktorú je treba vykonať.
• Môžeme zdieľať radosť z pokroku.
• Umožní poradiť sa o komplikovaných rozhodnutiach.
• Asistent posilní vôľu zbavovať sa zbytočných vecí.
• Môžete na konci dňa osláviť úspešný záver upratovania.
• Vysvetľovaním prečo robíme veci tak ako ich robíme si vyjasníme svoje štandardné postupy pre budúcnosť.

Upratovaniu a organizovaniu je potrebné sa venovať sústavne, krok za krokom, oblasť po oblasti. Žiadnu vec neodkladáme aby sme ju upratali neskôr.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #8 - Getting Organized Takes Too Long

Tento mýtus sa opiera o predpoklad, že zbavenie sa neporiadku a organizovanie zaberie iba moment. Veľké upratovanie nás ale stojí určitý čas - spravidla veľa hodín a niekedy až pár dní. Ak sa neporiadok zbiera pár rokov, je celkom nepravdepodobné že sa ho dokážeme zbaviť za pár hodín. Odstraňovanie neporiadku a následná organizácia vyžaduje čas predovšetkým vďaka nutnosti vykonať veľké množstvo rozhodnutí o tom čo stojí zato si ponechať a čo naopak patrí do koša. Veľké množstvo času sa spotrebováva už len na manipuláciu s jednotlivými vecami. Jednoduché zdvihnutie veci a jej prenesenie na vhodné miesto môže trvať veľmi dlho ak máme upratať masu vecí.

Susan navrhuje nasledujúcu prípravu na upratovanie:

• Pripravte si veľký zberný kôš spolu s odpadovým vrecom.
• Krabicu pre dôležité papierové dokumenty na uloženie a následné zorganizovanie.
• Papierové tašky, ak bude potrebné recyklovať veľké množstvo novín a časopisov.
• Kontajner pri dverách na veci, ktoré treba preniesť na iné miesto.

Ďalej popisuje pomocný návod na tvorbu štandardnej procedúry:

• Spýtajte sa sami seba, či je s daným dokumentom zviazaný nejaký daňový alebo iný právny dôsledok. Ak áno, potom ho doručte osobe ktorá sa stará o daný typ dokumentu alebo ho uložte mimo svoju hlavnú zónu záujmu.
• Zvážte, či vám daná vec pomáha s vašou aktuálnou prácou. Ak by iba mohla alebo pomohla v minulosti - zbavte sa jej.
• Ak sa niečoho zbavíte, bude to možné získať na inom mieste v prípade potreby? Napr. bude mať autor emailu kópiu ak ju budete potrebovať?
• Milujete tú vec? Ak áno, potom si ju nechajte. Ak ju máte iba radi, ceníte si ju alebo viete že veľa stála - zbavte sa jej.
• Spýtajte sa sami seba, čo najhoršie sa môže stať keď sa danej veci zbavíte.

Samotný proces prebieha takto:

• Vyberte si papier alebo vec a spýtajte sa predchádzajúce otázky.
• Veci, ktoré sa rozhodnete si ponechať, uložte do zberného koša. Budú neskôr zorganizované do skupín, prípadne iných vhodných sústav.
• Veci, ktoré je treba preniesť na iné miesto, vložte do kontajnera pri dverách kvôli neskoršej redistribúcii.
• Pracujte svižne, nenechajte sa zlákať študovaním detailov dokumentov alebo nostalgickým spomínaním nad poznámkami.
• Rozhodujte sa rýchlo, rýchlo s vecou pracujte a rýchlo sa venujte ďalšej.
• Nechajte si iba posledné čísla novín, časopisov, správ. Väčšinu je dnes možné nájsť na internete.

Zbavovanie sa neporiadku a organizovanie vecí je dlhodobý proces podobne ako fyzické cvičenie alebo zdravé stravovanie. Organizovanie je každodenná činnosť, každý jeden krát budete profitovať ak si necháte iba tie veci a dokumenty ktoré sú pre vás dôležité.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #7 – A person’s office or home can get decluttered and organized in hours or weekend (or 30 minute t.v. show).

Niekedy sa nám môže zdať, že stohy dokumentov alebo vecí sú zorganizované a ľudia sú v nich schopní rýchlo vyhľadať hocičo, čo práve potrebujú. V skutočnosti to ale spravidla trvá veľmi dlho a často medzitým pre nás hľadaná vec stratí význam. Navyše prehľadávanie stohov dokumentov môže byť veľmi stresujúce. Preto Susan ako optimálne riešenie navrhuje zoskupovanie dokumentov podľa témy. Toto riešenie ona sama považuje za najpraktickejšie a najprehľadnejšie.
Navyše vďaka "stohovaniu" vecí často strácame prehľad o tom čo už vlastníme. Potom musíme kúpiť jednu vec viackrát alebo sa zmieriť s tým, že ju nemôžeme použiť. Pritom určite vieme, že niekde v tej našej kope musí byť. Nakoniec skončíme napr. s viacerými podobnými tričkami rovnakej farby. Tie predchádzajúce sú totiž ukryté hlboko v dezorganizovanej a preplnenej skrini.

Produktívne riešenie situácie spočíva vo vytvorení skupín rovnakých predmetov, vytvorení jediného miesta na ukladanie vecí patriacich do jednotlivých skupín, jeho označení a v konzistentnom vracaní zodpovedajúcich vecí na toto miesto.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #6 – I can find anything in my piles.

Keď získam ten správny nástroj na manažment času, ten správny kalendár alebo iný nástroj, potom sa stanem skutočne produktívnym. To je práve to čo tak celkom v skutočnosti neplatí. Správne nástroje sú predpokladom produktivity, dôležitejšia je ale schopnosť správne ich používať. Susan vo svojom článku píše ako nikto z nás by neočakával že sa stane záhradníkom-expertom len vďaka kúpe lopaty. Ani že bude hrať ako Chopin, keď sa stane vlastníkom nového klavíra. Prečo potom niekto prepadne presvedčeniu že ak získa tie správne nástroje tak sa magicky stane produktívnym?
Cesta k produktivite vedie cez zavedenie štandardných operačných procedúr - spôsobu ako dobre používať nástroje. Susan zvlášť upozorňuje na to, že nie je dôležité nástroje ovládať perfektne. Naučiť sa to vyžaduje zbytočne veľa energie a času. Dobré používanie nástrojov stačí na výrazné zlepšenie kvality života.
Charakteristikou štandardných operačných procedúr je, že automatizujú štandardné činnosti a umožňujú tým koncentrovať energiu a sústredenie na veci ktoré automatizovať možné nie je - plánovanie, rozhodovanie a komunikovanie. Ak používate GTD, používate súbor operačných procedúr, ktoré slúžia aj tomuto účelu.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #5 – the right planner (tool) is all you need

Tento mýtus je založený na predpoklade, že poštu a poznámky stačí spracovať iba jednorázovo. Pritom v realite by sme sa mali obom venovať efektívny počet krát. V niektorých prípadoch by ich mal spracovať asistent a my ich nemali vidieť dokonca vôbec.
Jednorázové spracovanie sa týka predovšetkým odpadu ktorý ide priamo do koša. V ostatných prípadoch Susan doporučuje vedome sa zamyslieť nad vhodným počtom opakovaných prezretí emailu a spracovania dokumentov. Myšlienka skrývajúca sa za jednorázovým použitím sa totiž ľahko môže zmeniť z efektívneho riešenia na stratu času. Predovšetkým vďaka odvádzaniu pozornosti.
Susan uvádza príklad emailu obsahujúceho popis činností ktorým, za predpokladu že sa rozhodneme email ihneď vybaviť, musíme venovať celú našu pozornosť a pravdepodobne tak zanedbáme dôležitejšie veci čakajúce v tom čase na spracovanie. V opozícii stojí obava že ak email nevybavíme ihneď, potom ho nevybavíme už nikdy.
Takýto stav sa nazýva reaktívnym módom. V tomto móde vybavujeme veci bez ohľadu na ich dôležitosť, iba s prihliadnutím na ich urgentnosť. Susan navrhuje riešiť situáciu vhodnou organizáciou emailov a papierovej pošty podľa hesla "zaraď do skupín a použi".

GTD na problém odpovedá používaním kontextov a vhodných kategórií. Tie zabezpečujú, že každá záležitosť bude registrovaná vhodný počet krát a bude viditeľná práve vtedy, keď je jej vybavenie aktuálne.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #4 – Only Handle it Once

Určite ste sa aj sami stretli s veľmi populárnym mýtom "nemám čas určovať priority, ja musím pracovať". Susan odpovedá, že naopak nemáme čas neurčovať priority práve keď je treba veľa pracovať. Zaneprázdnení potrebujeme vedieť že robíme tie skutočne dôležité veci, za čo sme zodpovední a zvážiť svoje pracovné aj mimo-pracovné povinnosti.
Susan navrhuje vymedziť si týždenne čas na pravidelné plánovanie a rekapituláciu toho, čo sa stalo počas týždňa. V jeho rámci doporučuje vytvoriť zoznam vecí, za ktorých splnenie zodpovedáme - takzvaný širší obraz. Mal by obsahovať veci z pracovnej i profesionálnej oblasti. Tento zoznam slúži ako prostriedok overenia, či sa skutočne venujeme tým pravým záležitostiam.

Správne používanie GTD predpokladá týždenné aktualizácie, preto základný prostriedok na prekonanie tohoto mýtu už pravdepodobne máte k dispozícii. Otázka širšieho obrazu (alebo cieľov) je trocha komplikovanejšia a budem sa jej venovať samostatne. David Allen sa jej relatívne poctivo venuje vo svojich seminároch, v knihe sa viac zameriava na "administratívne" oblasti GTD.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #3 – I don’t have time to prioritize

Ďalší organizačný mýtus sa týka dojmu, že nie je možné zastaviť neustály nával emailov, pošty a vecí na nás. Podľa Susan je ale realita iná a väčšinu pošty a "záležitostí" je možné obmedziť tak, aby neznižovali kvalitu nášho života. Kroky ktoré navrhuje sú proaktívne, o ich funkčnosti je ale bohužiaľ možné trocha pochybovať.

Obmedzenie emailu
Ak vás otravujú emaily, Susan navrhuje napísať autorovi aby vás vyradil z mailinglistu. Každý kto má skúsenosť so spamom vás určite bude vystríhať pred takýmto konaním. Tento postup je vhodné použiť iba v prípade vyžiadaných emailov (a aj tam je výsledok často otázny), v prípade nevyžiadaných emailov je tento postup krajne nevhodný.
Ak máte naopak problémy s organizáciou potrebnej pošty, skúste vyskúšať GTD na email.

Obmedzenie pošty
Susan navrhuje zrušiť predplatné na všetky časopisy, všetky ich aj tak určite nestíhate prečítať.

Obmedzenie vecí
V tejto časti sa Susan venuje populárnej otázke ako sa zbaviť darčekov ktoré nám "nesedia". Navrhuje darovať ich kolegom v odľahlej časti budovy, zobrať ich domov (do práce) a tam ich vyhodiť alebo dať verejne najavo aké darčeky sa vám páčia a považujete ich za vhodné k darovaniu.

Zbavenie sa návalu vecí je otázkou kreativity, predchádzajúce návrhy sú preto iba vzorové. Susan sa ponúkla, že v komentároch k originálnemu článku prípadne pomôže vymyslieť stratégiu aj na ďalšie príklady od čitateľov.

Originál článku Productivity & Organizing Myth #2 – Can’t stop influx

V nasledujúcich príspevkoch sa pozrieme na 10 mýtov o produktivite a organizovaní ktoré zverejnila na serveri Lifehack Susan Sabo.

Prvý mýtus znie: Ľudia sa rodia organizovaní

Podľa Susan v realite organizovaní a produktívni ľudia majú skupinu návykov, ktoré ich vedú k tomu aby boli zorganizovaní. Niektorí sa naučia tieto návyky skoro a do veľkej hĺbky, niektorí ich získajú náhodne vďaka okolnostiam počas života. A niektorí sa ich chcú naučiť keď čelia neporiadku. Neorganizovanosť má mnohé negatívne dôsledky, pričom organizovaný prístup je ako šport - je to schopnosť, ktorá sa dá naučiť. Naučenie sa tejto schopnosti ale vyžaduje čas na pochopenie, precvičenie a zdokonalenie. A v tom vám môže pomôcť coach (tréner), interaktívne internetové kurzy, firma v ktorej pracujete a množstvo kníh a internetových materiálov.

10 hlavných organizačných schopností podľa Susan

• Správne používanie kalendára
• Používanie "MámUrobiť" zoznamu. Ten obsahuje projekty a úlohy ktoré sú aktuálne a ktoré chcete aby boli aktuálne
• Prioritizovanie projektov a úloh (Vrátane zbavovania sa zbytočných vecí)
• Vytvorenie miesta na ktorom budete zhromažďovať veci
• Konzistentné umiestňovanie vecí na toto miesto
• Zbavovanie sa vecí ktoré práve teraz neprispievajú ku kvalite vášho života
• Identifikovanie vašich hodnôt umožňujúce vyhodnocovanie rozhodnutí v jasných súvislostiach
• Buďte aktívni. Fyzická aktivita podporuje vyrovnaný život, dáva energiu a vyjasňuje myseľ
• Zjednodušujte
• Vytvárajte si rutiny (pravidelné postupy)

Originál článku Productivity & Organizing Myth #1 – Born Organized

Anglická verzia RC GTD teraz umožňuje voľné pridávanie podkategórii bez nutnosti manuálnej úpravy a vďaka najnovšej verzii GTDPlugins 1.2.0 podporuje pridávanie činností k projektom z tabuľky činností, ovplyvňovanie zoraďovania činností podľa zoznamu značiek, odlíšenie názvov činností podľa toho či obsahujú ďalšie informácie a okamžité zobrazenie nových kontextov vo voľbe kontextov činnosti bez nutnosti nanovo načítať celú Tiddly Wiki. Aktualizáciu na najnovšiu verziu môžete vykonať nasledujúcim spôsobom:

• Zazálohujte si pôvodnú verziu svojej RC GTD
• Stiahnite si najnovšiu verziu RC GTD a rozbaľte ju do ľubovoľného adresára
• V ľavom menu pôvodnej RC GTD kliknite na Check for Updates a v spodnej časti tabuľky kliknite na Import...
• V otvorenom okne kliknite na Browse... a načítajte novú verziu RC GTD
• Kliknite na tlačítko Open v spodnej časti okna kde ste klikali na Browse...
• Kliknite na [by date] a vyberte všetky tabuľky z 3.júla 2007
• Kliknite na import
• Pri každom súbore kliknite na replace
• Znova načítajte RC GTD

Ak ste pred aktualizáciou manuálne upravovali niektorú z importovaných tabuliek upravte ju znova tak aby vám vyhovovala. Ak ste dopĺňali vlastné kontexty upravte obsah tabuľky svojho kontextu tak aby obsahovala iba text <<gtdActionList>>.
Skontrolujte či všetko v RC GTD funguje ako má a ak áno, užite si novú verziu.