Blog obsahuje úplný návod GTD a modifikovanú TiddlyWiki v slovenskom jazyku. Spočiatku som sa trocha obával o výsledok ale nakoniec všetko dopadlo dobre. Ak by ste na stránkach našli hocaké nezrovnalosti budem vám vďačný za vaše postrehy, poznámky, výhrady, korekcie a názory k návodu aj k TiddlyWiki.

Ak si chcete prečítať návod ku GTD kliknite sem

Ak si chcete stiahnuť RC GTD TiddlyWiki klinite sem

Aktualizácia systému je najdôležitejšou časťou GTD. V prípade ak systém nie je úplný a napríklad v zozname e-mailov ktoré máme napísať chýbajú záznamy, naša myseľ sa podvedome rozhodne systému neveriť v dôsledku čoho sa nedokážeme zbaviť prebytočného stresu. Z osobnej skúsenosti môžem potvrdiť že to je pravdivý údaj. Po prvom zavedení GTD som sa k aktualizácii prinútil až po 2 týždňoch a to už som tušil že mi niečo uniká. Odvtedy aktualizujem pravidelne.
Aktualizácia systému GTD prebieha v týždenných cykloch.

Zmysel

Týždenná aktualizácia je činnosť ktorá ma zabezpečiť aby "sme vedeli o všetkých veciach ktoré nerobíme ale mohli by sme robiť ak by sme sa tak rozhodli". Prechádza opäť všetkými fázami GTD - zberom, spracovaním, organizovaním a aktualizáciou.

Postup

Skladba týždennej aktualizácie:

• Zber papierových poznámok
  Do krabice vložte všetky papieriky, vizitky, recepty ktoré sa za týždeň nazhromaždili vo vašom šatstve, stole, poličkách a podobne. Z vlastnej skúsenosti môžem doporučiť tieto papieriky dávať do krabice priebežné počas týždňa, ešte lepšie je ihneď ich značiť do systému. Aktualizácia GTD sa tým urýchli.
• Spracovanie poznámok zo stretnutí a v poznámkových blokoch
  
• Kontrola predchádzajúcich udalostí v kalendári
  Skontrolujte každý deň predchádzajúceho týždňa kvôli zabudnutým činnostiam, poznámkam, informáciám a preneste ich do systému.
• Nadchádzajúce udalosti v kalendári
  Zachyťte všetky činnosti ktoré treba zorganizovať skôr ako nastane udalosť v kalendári. Typický časový horizont pre budúce udalosti ktoré kontrolujeme je týždeň dopredu.
• Mentálne zhromažďovanie
  Zaznamenajte všetky nové projekty, činnosti, Niekedy/Možno ktoré vás nápadnú. Osobne doporučujem tieto veci zaznamenávať hneď ako vás nápadnú v priebehu týždňa - urobte si ihneď poznámky do systému alebo do poznámkového bloku pripadne PDA.
• Prejdite "Projekty"
  Prehodnoťte stav projektov, cieľov a výsledkov tak aby pre každý aktívny projekt existovala aspoň jedna ďalšia činnosť.
• Prejdite "Budúce projekty"
  Prehodnoťte či sa niektorý projekt nestal medzičasom aktuálny a ak áno naplánujte ho a priraďte mu aspoň jednu ďalšiu činnosť.
• Prejdite "Ďalšie činnosti"
  Zaškrtnite dokončené činnosti
• Prejdite "Čakám..."
  kvôli činnostiam ktoré treba prípadne vykonať (pripomenutie a pod.)
• Prejdite relevantné "Zoznamy"
• Prejdite "Niekedy/Možno"
  V klasickom GTD sa táto kontrola používa na identifikáciu projektov ktoré sa mohli stať aktuálne a sú v kategórii "Niekedy/Možno". Osobne "Niekedy/Možno" prechádzam podľa nálady.

Allen na prevedenie tejto činnosti doporučuje skoré poobedné hodiny počas posledného dňa v týždni ak máte v praxi možnosť izolovať sa od vyrušení po celú dobu aktualizácie. Toto doporučenie vychádza z predpokladu že si posledný deň v týždni ešte čerstvo pamätáme udalosti týždňa a navyše po aktualizácii môžeme privítať víkend s čistou hlavou. Mne sa viac osvedčili víkendy, v žiadnom prípade by som ale aktualizáciu nenechával na pondelok. Zvyšuje sa tak pravdepodobnosť že aktualizáciu nevykonáte.
Allen do aktualizácie počíta ešte obecnejšiu aktualizáciu životných cieľov raz za pár mesiacov ktorej sa budeme venovať samostatne.

Záver

Gratulujem, práve ste dočítali poslednú časť základov GTD. Prajem vám veľa šťastia pri jeho zostavovaní a používaní! Ak by ste mali otázky napíšte mi prosím email. Majte sa pekne.

Ak je systém správne zostavený a obsahuje záznamy o všetkých úlohách, potom denné nahliadanie do systému zaberie veľmi málo času. Za normálnych okolnosti je to napr. ak získame voľný čas a použijeme GTD na ukázanie úloh ktoré sú vhodné pre kontext v ktorom sa nachádzame, ak sa vyskytne nová úloha/informácia ktorú je potrebné do systému vložiť a na koniec pri rannom plánovaní.

Postup

• Kalendár
  Najčastejšie sa pravdepodobne budeme pozerať do kalendára ktorý vymedzuje náš zvyškový čas. Aktivity naplánované na konkrétny deň určujú koľko času nám medzi nimi zostane. Allen doporučuje od celého času ktorý máme vymedzený na konkrétny deň odpočítať časové nároky činností definovaných na ten deň, zvyšok rozdeliť na polovicu (kvôli neplánovaným udalostiam) a na zvyšnú polovicu si predurčiť prípadné činnosti zo zoznamu kontextov
• Ďalšie činnosti
  Ak máme správne a dôveryhodné údaje v kalendári, potom je prehliadanie ďalších činností jedinou časťou systému ktoré budeme používať častejšie než raz za týždeň. Pritom prehliadanie činností v kontextoch neznamená že ich musíme nevyhnutne realizovať - iba ich vyhodnotíme v súvislosti s ostatnou prácou ktorú je treba vykonať v ten deň a rozhodneme sa či sa im budeme venovať alebo ich ešte odložíme. Neraz sa stane že sa na ďalšie činnosti celý deň nepozrieme vďaka tomu, že všetok čas nám zaberú činnosti v kalendári.
• Činnosti podľa kontextu
  Činnosti podľa kontextu budeme kontrolovať iba ak sa budeme nachádzať v danom kontexte a budeme mať k dispozícii voľný čas.

Dôležitou súčasťou používania GTD je pravidelná aktualizácia systému.

Cieľ

Cieľom spracovania schránky je:

• Zbavenie sa všetkého čo nepotrebujeme
• Vykonanie všetkých činností ktoré zaberú menej ako 2 minúty času
• Delegovanie všetkých činností ktoré sú nato vhodné
• Roztriedenie činností ktoré zaberú viac ako 2 minúty času a ich zápis do systému
• Identifikácia projektov a väčších záväzkov

Pravidlá

• "Záležitosti" spracovávame zhora-nadol (e-maily je vhodné spracovávať od najnovšieho po najstaršie), jednu za druhou bez preskakovania
• Nikdy nič nevraciame naspäť do schránky!

Názvy

• Najbližšia činnosť
  Základnou otázkou pri spracovávaní schránky je otázka: "Čo je najbližšia činnosť?" Pod najbližšou činnosťou v kontexte GTD sa vždy mysli najbližšia fyzická činnosť nutná k vyriešeniu "záležitosti" alebo k začatiu práce na "záležitosti". Jednoduché pravidlo určujúce fyzickú činnosť je, že takáto činnosť musí byť fyzicky vidieť. Ak napríklad máme v schránke poznámku "Doplň rezervnú pneumatiku do auta" typickou najbližšou fyzickou činnosťou bude "Zavolaj do servisu a zisti či majú rezervné pneumatiky", pre "Zorganizuj stretnutie s Ivetou" to bude "Zavolaj Ivete a dohodni si čas stretnutia" a pod. Zvláštnou kategóriou je "premýšľanie". V GTD sa premýšľanie môže považovať za fyzickú činnosť .
• Kontext činností
  Popisuje okolnosti za ktorých je možné vykonať činnosti ktoré k nemu patria. Napríklad telefonáty je možné vykonať iba ak máme k dispozícii telefón.
• Predmet činnosti
  Je predmet ktorého sa týka činnosť. Často ide o osobu alebo miesto. Tento parameter ďalej zjemňuje organizáciu v rámci kontextu.
• Projekt
  Projektom sa v GTD rozumie akákoľvek "záležitosť" ktorej vyriešenie pozostáva z viac ako jednej fyzickej činností. Toto delenie je veľmi praktické kvôli oddeleniu jednoduchých činností (ktorých bude relatívne veľký počet) od náročnejších činností ktoré potrebujeme pripomínať až kým nebudú dokončené (tých bude tiež významný počet a navyše zvyčajne generujú obrovské množstvo jednoduchých činností)
• Blízke obdobie
  Osobne ak mám aspoň približnú predstavu o tom kedy chcem na danej položke pracovať tak ju radím medzi veci na ktorých je možné teraz začať pracovať, v opačnom prípade ich radím medzi veci na ktorých teraz nechcem pracovať. Ďalším kritériom je či chcem danú záležitosť mať viac alebo menej na očiach. V prvom prípade ju zaradím skôr medzi budúce projekty (ktoré kontrolujem počas týždennej aktualizácie), v druhom do Niekedy/Možno (ktoré kontrolujem raz za mesiac)

Postup

Každú položku z krabice a schránky zatriedime podľa nasledujúceho diagramu:

Slovný popis

Pri každej položke v krabici a v schránke identifikujeme či je na nej možné začať teraz alebo v blízkom období pracovať:
Ak NIE potom máme tri možnosti:

• Ak je položka zbytočná tak sa jej zbavíme/vymažeme ju. Tým že sme si prešli všetky veci ktoré sú na riešenie sme získali lepšiu predstavu o tom čo máme riešiť a čo naopak nemáme riešiť. A to čo nemáme riešiť treba vymazať. Ak je na danú položku viazaný fyzický objekt ten je treba odhodiť do odpadkového koša
• Ak sa k položke viaže činnosť ktorú neplánujeme vykonávať v najbližšom čase, zaradíme ju do priečinku Niekedy/Možno (V prípade ak vieme v akom časovou horizonte pre nás daná položka začne byť zaujímavá dáme si o nej poznámku do kalendára)
• Ak sa na položku neviaže žiadna činnosť zaradíme ju do Poznámok.

Ak ÁNO potom sa musíme rozhodnúť či na vyriešenie danej položky je potrebné vykonať viacero krokov (fyzických činností) alebo postačí jeden krok:

• Ak je potrebné vykonať viacero krokov ide o projekt ktorý musíme naplánovať. Následne sa rozhodneme či je projekt v súčasnom momente pre nás aktuálny. Ak na projekte nebudeme pracovať skôr ako za 30 dni ide o budúci projekt. Ak na projekte budeme pracovať, musíme preň identifikovať najbližšiu činnosť. Tú buď vykonáme, delegujeme alebo odložíme.
• Ak postačí jeden krok (fyzická činnosť) rozhodneme sa či jej prevedenie zaberie menej alebo viac ako 2 minúty času:
• Ak zaberie menej ako 2 minúty času tak činnosť ihneď vykonáme (pravdepodobne ich nebude toľko aby sa proces triedenia výrazne predĺžil)
• Ak zaberie viac ako 2 minúty času identifikujeme či je to naša úloha alebo by bolo vhodnejšie ak by ju vykonal niekto iný:
• Ak by bolo vhodnejšie aby ju vykonal niekto iný (nemusí to byť iba podriadený, môže to byť aj náš nadriadený alebo partner - napr. ak ide o rozhodnutie v dôležitej veci) položku delegujeme a do nášho systému do priečinku Čakám... si zapíšeme že čakáme na reakciu spolu s dátumom kedy sme delegovali
• Ak je to skutočne naša úloha a je viazaná na čas (to znamená že MUSÍ byť vykonaná v určitý deň) tak si ju poznačíme do kalendára
• Ak je to naša úloha a NEMUSI byt vykonaná v konkrétny deň potom ju zaradíme do nášho systému do priečinku so zodpovedajúcim kontextom medzi činnosti ktoré je treba vykonať čo najskôr

Potom čo zorganizujeme všetky položky sa môžeme pustiť do používania GTD.

V klasickom GTD sa schránka zvyčajne organizuje až potom čo ju spracujeme, v našom prípade si najskôr vytvoríme základnú kostru systému ktorý budeme rozširovať v prípade potreby počas spracovávania schránky.

V klasickej verzii GTD existuje sedem základných typov vecí ktoré chceme sledovať:

• Projekty
• Podporné materiály pre projekty
• Činnosti a informácie v kalendári
• Ďalšie činnosti (ktoré treba vykonať čo najskôr)
• Čakám...
• Poznámky
• Niekedy/Možno

V RC GTD používajúcej TiddlyWiki sú podporné materiály pre projekty asociované priamo k projektom cez hyperodkazy, preto ich netreba považovať za samostatnú kategóriu. Navyše budeme používať samostatnú kategóriu budúce projekty, ktorá je v klasickej verzii podskupinou Niekedy/Možno. Z vlastnej skúsenosti som zistil že niektoré projekty občas prejdú z aktívnych do odložených a je teda praktickejšie mať ich viac po ruke ak by sa mali vrátiť naspäť. V kategórii Niekedy/Možno zvyčajne býva veľmi husto a projekty sa tam môžu ľahko stratiť. Ďalší dôvod k takémuto usporiadaniu je, že projekty kontrolujem výrazne častejšie než Niekedy/Možno.
Allen dôrazne upozorňuje na fakt že tieto základné typy je nevyhnutné od seba oddeliť jasnou hranicou keďže každý typ predstavuje inú formu dohody, ktorú so sebou uzavrieme počas spracovávania schránky, o tom ako na veciach pracovať.

Typy v RC GTD

• Projekty
  Sem patria všetky položky schránky ktoré chceme riešiť v blízkom období, skladajú sa z viac ako 2 fyzických činností a obsahujú najbližšiu činnosť
• Budúce projekty
  Projekty na ktorých nechceme pracovať skôr ako za 30 dní, odložené projekty
• Činnosti a informácie v kalendári
  Činnosti ktoré je NEVYHNUTNÉ vykonať v daný deň. Často sa stáva, že do kalendára dávame veci ktoré by sme chceli vykonať v daný deň. Takéto činnosti do kalendára nepatria a zbytočne ho preplňujú a tým zneprehľadňujú. Navyše ak sú na inom mieste ako ostatné činnosti ktoré je treba vykonať čo najskôr je celkom náročné voči nim porovnávať ich prioritu. To znemožňuje dynamické rozhodovanie o tom čo chceme najbližšie vykonať.
  V kalendári je navyše možné zaznamenať spúšťače budúcich projektov a činností. Najčastejšie medzi ne patria:
• Zvláštne udalosti na ktoré je potrebné sa pripraviť vopred
• Opakujúce sa udalosti na ktoré je dobré sa pripraviť
• Kľúčové dátumy vzťahujúce sa k ľuďom (narodeniny, meniny a pod.)
• Veci o ktorých sa chceme rozhodnúť s časovým odstupom
  
  
• Ďalšie činnosti
  Fyzické činnosti rozdelené podľa kontextu v ktorom je možné ich vykonať. Prekrývanie hraníc kontextov je závislé od množstva činností ktoré sa snažíme sledovať a ako často meníme ich kontext. Delenie do kontextov umožňuje vykonanie činnosti ak sa dostaneme do vhodnej situácie alebo nálady. Príkladom môže byť situácia ak náhodne získame 10 minút voľného času a máme po ruke telefón. V takom prípade môžeme zvážiť či vykonáme niektorý z telefonátov. Podobne ak máme náladu na telefonovanie môžeme vybaviť telefonáty ktoré sú v zozname. Typické kontexty sú:
• Telefonáty (činnosti na ktoré potrebujeme telefón)
• Počítač (činnosti na ktoré potrebujeme počítač)
• E-mail (zvláštna kategória pre e-maily)
• Doma (činnosti ktoré môžeme vykonať doma)
• Ľudia&Stretnutia (činnosti viazané na osoby a stretnutia)
• Čítaj&Preskúmaj (knihy na prečítanie, články na rešerše a pod.)
• Nákupy (čo treba nakúpiť)
• Premysli... (veci na zváženie)
• Práca (činnosti ktoré je možné vykonať v práci)
  
  
• Čakám...
  Do priečinku Čakám... ukladáme činnosti ktoré má vykonať niekto iný a na ktorých výsledok čakáme. Je veľmi vhodné si ku každej delegovanej činnosti zapísať dátum kedy prišlo k delegovaniu
• Poznámky
  Poznámky obsahujú materiály, na ktoré nie je viazaná činnosť ale ktoré môžu poslúžiť ako podklad pre nejakú činnosť. Sú to veci s ktorými neplánujeme priamo pracovať ale ktoré je možné využiť ak to bude potrebné.
• Niekedy/Možno
  Toto je zvláštna kategória ktorá obsahuje informácie ku ktorým jedného dňa môže byť viazaná činnosť. Typickými priečinkami v tejto kategórii sú:
• Knihy
• Automobily
• Oblečenie
• Kultúrne podujatia
• Jedlo
• Reštaurácie
• Recepty
• Tipy a triky
• Hračky
• Záhrada
• Darčeky
• Zdravie
• Dom
• Rôzne nápady
• Nápady na stretnutia
• Filmy
• Hudba
• Organizácie
• Nápady na party
• Obchodne nápady
• Schopnosti na naučenie
• Výlety
• Webové stránky
  
  
• Zoznamy
  Zoznamy sa využívajú na zaznamenávanie informácii ktoré majú formu zoznamu, napr. "Zoznam veci ktoré treba pripraviť na dovolenku" V klasickom GTD sú zoznamy využívané veľmi široko, od osobných údajov po informácie o klientoch.
• Ciele
  Sem patri popis naplánovaných cieľov v krátkodobom aj dlhodobom horizonte.

Teraz keď máme pripravený základný systém na organizáciu, môžeme sa pustiť do spracovania schránky.

Cieľ

"Záležitosti" sú všetky nedokončené prípady ktoré môžeme, chceme, musíme alebo máme riešiť. Cieľom zhromažďovania je dostať tieto "záležitosti" na jedno miesto - do "schránky".

Zmysel

Zhromaždenie všetkých "záležitostí" pred ich spracovaním poskytuje podľa Allena nasledujúce výhody:

• Pomáha ak dopredu vieme aký je objem "záležitostí" ktoré budeme spracovávať
• Vieme kde je "koniec tunela" a teda aj kedy sa celý proces bude blížiť ku koncu
• Pri spracovávaní a organizovaní nechceme byť psychicky rozptyľovaní amorfnou masou "záležitostí" ktoré sa stále niekde potulujú.

Pravidlá

• Proces je potrebné aplikovať na všetkých miestach kde sa zdržujeme a kde máme svoje veci. Pre väčšinu z nás to znamená minimálne v práci a doma.
• Treba zachytiť všetky záležitosti vrátane tých, ktoré sa nám môžu teraz zdať bezvýznamné. Ako príklad môže slúžiť vizitka od kolegu s ktorým sa "možno" ešte budeme chcieť rozprávať, účet za nákupy ktorý treba uskladniť kvôli "prípadným" reklamáciám a podobne. Ak na ne už narazíme, je potrebné ich zaznamenať.
• Ak sa vedľa seba vyskytne nákup ponožiek a vypracovanie kariérnej stratégie je to úplne v poriadku. V tomto kroku nehodnotíme prioritu ale získavame údaje!
• Pri zaznamenávaní nie je dôležité či chceme "záležitosť" vyriešiť ihneď alebo neskôr. V zozname by mali skončiť veci ktoré je potrebné riešiť ihneď takisto ako veci ktoré chceme vykonať až za rok či neskôr.
• Zaznamenané "záležitosti" zásadne netriedime a neorganizujeme! Iba ich zapíšeme a pokračujeme k ďalším.
• Ku každej poznámke o "záležitosti" pripíšeme dátum (v prípade ak používame papierový poznámkový blok alebo počítačový systém ktorý nesleduje dátum vytvorenia). Táto informácia je nám často buď úplne zbytočná alebo ju nevyhnutne potrebujeme. Pre tých pár prípadov keď ju nevyhnutne potrebujeme ju stojí zato mať zaznačenú.
• Upratujeme iba to čo je možné upratať ihneď. Ak by upratovanie hocičoho zabralo viac ako 2 minúty tak si o nutnosti upratania danej veci napíšeme poznámku do schránky a necháme ju na mieste!
• Všetky objavené veci, ktoré sú nám evidentne zbytočné je treba ihneď odhodiť do odpadkového koša.

Postup

FYZICKÝ ZBER

Začneme so svojim najbližším fyzickým okolím. Hľadáme veci ktoré sú na mieste kam nepatria. V rámci klasickej GTD sa tieto veci umiestňujú do krabice. Snažíme sa do krabice dostať všetky veci ktoré nie sú doriešené/uzavreté prípadne majú k sebe naviazané činnosti ktoré s nimi je/bude treba vykonať alebo majú potenciál takéto činnosti generovať.

V praxi to funguje jednoducho tak že ak sa na niečo pozriete a napadne vás: "Moment, s tým by som mal..." pripadne "Keď sa teraz pozerám na túto vec napadlo ma že..." tak tato vec patri do krabice. Ja osobne som so žiadnymi vecami nehýbal a o všetkých som si zapísal poznámku do počítača. Tým som odbúral rozhodovanie o tom ktoré veci do schránky patria a ktoré nepatria. Je to z môjho osobného pohľadu praktickejšie a človek sa tak zároveň efektívne vyhne tomu aby začal podvedome utierať prach pod zabudnutými vecami alebo odštartoval tzv. veľké upratovanie.

Zároveň je treba podotknúť že jedna vec môže mať na seba naviazaných viacero "záležitostí". Napr. odložený časopis o cestovaní môže indikovať "Naplánuj si dovolenku" a "Uprac časopisy" zároveň. Navyše sa môže stať že ak vec viaže viacero "záležitostí" tak kým sa k nej dostaneme pri triedení bez toho aby sme mali všetky tieto "záležitosti" zapísané môžeme niektorú z nich zabudnúť. Preto doporučujem zapisovať všetko čo vás napadne ihneď do počítača a ak máte pocit že je ešte niečo čo treba v súvislosti s danou vecou zapísať a nemôže vás ihneď napadnúť čo - dajte ju do krabice. Ďalší prípad kedy by som dal vec do krabice by bol ak by som si nebol istý že vec ľahko nájdem ak ju budem potrebovať. Túto situáciu je možné riešiť použitím zápisu do schránky s indikáciou miesta kde sa vec práve nachádza.

Najčastejšie miesta a predmety na fyzický zber

• Stôl
• Listy a poznámky
• Vizitky
• Poznámky zo stretnutí
• Telefónne čísla Zásuvky v stole
• Skrine
• Pokazené alebo nepoužívané veci
• Podlahy, steny, poličky
• Veci na nástenke ktoré vyžadujú nejakú činnosť
• Niečo na stene čo tam nepatri?
• Dekorácia/umelecké diela
• Knihy/katalógy/manuály na poličkách
• Objekty na podlahe
• Vybavenie, nábytok, príslušenstvo
• Je treba niečo zmeniť?
• Funguje všetko ako má? (napr. je v miestnosti správne osvetlenie?)
• Ostatné miesta kde sú zhromaždené vaše veci

Počas zberu môžu nastať nasledujúce zvláštne situácie

• Objekt sa nezmestí do krabice/krabica je preplnená
  Typickým príkladom je ak napríklad potrebujete doplniť rezervnú pneumatiku do auta. Potom treba zaznačiť popis objektu a nechať ho na pôvodnom mieste. V tomto prípade by to mohlo byť napr. "Zohnať rezervnú pneumatiku do auta". Nezabudnite k poznámke pripísať dátum!
• Rozhodneme sa triediť a organizovať položky ktoré sme zaznamenali
  Jednoducho to nerobte. Zber prerušovaný triedením zvyčajne zaberie výrazne viac času a spotrebuje viac energie než postup v ktorom najprv veci zozbierate a následne roztriedite. Triedenie tak či onak nastane, netreba sa obávať že sa niečo nezatriedi. Nechajte triedenie na čas keď bude aktuálne.
• Nájdeme položky ktoré už sú organizované v inom systéme (kalendári alebo pod.)
  Takéto systémy je dobré považovať za veci a pridať ich do krabice (ak je to možné). Pripadne ich môžeme popísať ako "Prepíš si poznámky zo starého poznámkového bloku do GTD". Osobne doporučujem druhý spôsob.
• Narazíme na kritické veci u ktorých chceme aby nám zostali na očiach
  V GTD sa nič nestratí a schránku budeme čoskoro vyprázdňovať. Ak napriek tomu chcete mať niektoré veci na očiach, môžete si vytvoriť zvláštnu krabicu/schránku ktorú budete mať operatívne po ruke. Obecne tento postup z vlastnej skúsenosti nedoporučujem.

MENTÁLNY ZBER

Po tom čo dokončíme zber vo fyzickom okolí sú na rade "záležitosti" ktoré okupujú naše vedomie a podvedomie. Podľa Allena môže táto procedúra, potom čo sme zozbierali všetko ostatné, spotrebovať čas v objeme 20 minút až jednej hodiny. Opäť nám ide o kvantitu. Je lepšie zhromaždiť toho viac ako na niečo zabudnúť. Môžem potvrdiť Allenovo tvrdenie že veci vás budú napadať v náhodnom poradí, vypranie špinavého prádla sa môže vyskytnúť hneď vedľa návštevy galérie. Tak je to správne, zaznamenať treba všetko.

Pri tejto činnosti by vám mohol pomôcť nasledujúci zoznam typických vecí ktoré často nosíme v hlavách. Ak tento návod čítate iba orientačne, úplne postačí keď sa pozriete iba na pár prvých riadkov. Prejsť ho celý je vhodné až pri prvom aplikovaní GTD, potom iba ak budete mať pocit, že vám to môže pomôcť. Zoznam slúži ako pomôcka, jeho použitie nie je povinné.
Originál zoznamu: 43 Folders

Pracovné

• Už bežiace nedokončené projekty
• Projekty ktoré treba odštartovať
• Záväzky/sľuby voči ostatným
• Šéfovia/partneri
• Kolegovia
• Podriadení
• Ostatní ľudia v organizácii
• Ľudia "zvonka"
• Zákazníci
• Ostatné organizácie
• Odborníci
• Komunikácia (interná/externá)
• Zaháj alebo odpovedz
• Telefónne volania
• Telefónny odkazovač
• E-mail
• Faxy
• Dopisy
• Poznámky
• Písomnosti na dokončenie/zaslanie
• Referáty
• Hodnotenia/Recenzie
• Ponuky
• Články
• Propagačné materiály
• Manuály/Inštrukcie
• Úpravy/Prepisovanie
• Schôdzky ktoré musia byť pripravené/vyžiadané
• Kto potrebuje vedieť a akom rozhodnutí?
• Dôležité materiály na čítanie/preskúmanie/zhodnotenie
• Finančné
• Cash-flow
• Štatistiky
• Rozpočty
• Predpovede/projekcie
• Výkazy zisku a strát (výsledovka)
• Súvahy
• Kreditná história
• Plánovanie/Organizácia
• Formálne plánovanie (ciele, plány, úlohy)
• Súčasné projekty (ďalšie fázy)
• Nasledujúce projekty
• Obchodne/marketingové plány
• Organizačné iniciatívy
• Nadchádzajúce udalosti
• Stretnutia
• Prezentácie
• Organizačná štruktúra
• Zmeny vo vybavení
• Inštalácia nových systémov/zariadenia
• Obchodné cesty
• Banky
• Pohľadávky
• Záväzky
• Drobná hotovosť
• Administrácia
• Právne záležitosti
• Poistenie
• Personál
• Politika/Procedúry
• Zákazníci
• Vnútorní
• Vonkajší
• Marketing
• Povýšenia
• Obchod
• Služby zákazníkom
• Systémy
• Telefóny
• Počítače
• Výbava kancelárii
• Iné vybavenie
• Pomôcky
• Archivovanie
• Uskladňovanie
• Inventáre
• Zásoby
• Kancelárie/pracovne miesto
• Organizácia kancelárii
• Nábytok
• Dekorácia
• Čakám...
• Informácie
• Delegovane úlohy/projekty
• Úlohy ktorých dokončenie je kritické pre projekty
• Odpovede na:
• Listy
• Poznámky
• Volania
• Návrhy
• Pohľadávky
• Refundácie
• Drobná hotovosť
• Poistenie
• Objednaný materiál
• Veci v oprave
• Lístky/Pokuty
• Rozhodnutia tretích osôb
• Kariérny rozvoj
• Tréningy/semináre
• Veci na naučenie
• Veci na vyhľadanie
• Schopnosti praktické/na naučenie (hlavne počítače)
• Video/audio tréning
• Životopisy
• Vonkajšie vzdelávanie
• Výskum - potrebujem zistiť niečo o...
• Pracovný šatník

Osobné

• Už bežiace nedokončené projekty
• Projekty ktoré treba odštartovať
• Záväzky/sľuby voči ostatným
• Manžel/Manželka
• Deti
• Rodina
• Priatelia
• Odborníci
• Požičané veci
• Projekty: iné organizácie
• Služby
• Občianske
• Dobrovoľné
• Komunikácia
• Rodina
• Priatelia
• Odborníci
• Záhaj alebo odpovedz
• Telefónne volania
• Listy
• Pohľadnice
• Nadchádzajúce udalosti
• Zvláštne príležitosti
• Narodeniny
• Výročia
• Svadby
• Promócie
• Prázdniny
• Cestovanie
• Víkendové výlety
• Dovolenky
• Spoločenské udalosti
• Kultúrne udalosti
• Športové udalosti
• Výskum a vývoj
• Miesta na ktoré treba ísť
• Ľudia s ktorými sa treba stretnúť/treba pozvať
• Lokálne atrakcie
• Administrácia
• Financie
• Zloženky
• Banky
• Investície
• Pôžičky
• Dane
• Poistenie
• Právne záležitosti
• Archivácia
• Čakám...
• Poštové objednávky
• Opravy
• Refundácie
• Požičané veci
• Zdravotne údaje
• RSVP (répondez s'il vous plaît) - potvrdenie účasti
• Dom/domácnosť
• Prenajímatelia
• Vlastná nehnuteľnosť
• Právne záležitosti
• Realitné agentúry
• Lokality
• Dane
• Stavebné firmy
• Kúrenie/Vzduchotechnika/Klimatizácia
• Inštalatér
• Elektrika
• Strecha
• Okolie
• Príjazdová cesta
• Steny/podlahy/stropy
• Dekorácia
• Nábytok
• Pomôcky/výbava
• Spotrebiče
• Žiarovky/elektrické vedenia
• Kuchyňské potreby
• Umývačka/sušička/vysávač
• Miesta na vyčistenie/preorganizovanie
• Televízor
• VCR/DVD
• Hudba/CD/Kazety
• Kamery/filmy
• Telefóny
• Odkazovače
• Športová výbava
• Komora/Šaty
• Garáž/sklad
• Oprava vozidiel/údržba
• Nástroje
• Kufre/batožina
• Zvieratá
• Počítače
• Softvér
• Hardvér
• Spojenie
• CD-ROM
• E-mail/Internet
• Zdravotná starostlivosť
• Doktori
• Zubári
• Špecialisti
• Záľuby/Koníčky
• Knihy/Nahrávky/Kazety/Disky
• Nákupy
• Domáce potreby
• Lekáreň
• Tržnica
• Banka
• Čistiareň
• Papiernictvo
• Komunita
• Susedia
• Školy
• Lokálna reprezentácia
• Občianske povinnosti/záležitosti

Tak a teraz, keď máme zaznamenané všetky osobné aj pracovné "záležitosti", sa môžeme pustiť do spracovania schránky.

POZNÁMKY

• Ak máte plnú e-mailovú schránku s neroztriedenou poštou prejdite si každú správu a zapíšte si do schránky činnosti ktoré sú na ne naviazané, napr. "Odpíš na e-mail firme XYZ". E-mailu a GTD sa budeme venovať zvlášť, v tomto momente stačí ak napíšete poznámky ku každej správe ktorej sa to týka. Ak máte tisíce nevybavených e-mailov, je pravdepodobné že množstvo z nich je odpad ktorý stačí vymazať. Lepší čas na vyčistenie e-mailovej schránky než teraz už nenájdeme.

V tejto časti sa už budeme venovať počítačovej verzii GTD v upravenej forme na platforme TiddlyWiki. Ak máte chuť použiť úplné GTD vrátane organizácie papierových dokumentov, čisto papierové GTD prípadne iné varianty, ako základný zdroj môžem doporučiť knihu Davida Allena a fóra na stránkach jeho spoločnosti. Organizácii e-mailovej schránky podľa GTD sa budeme venovať v samostatnej časti.

Postup

• Ak máte k dispozícii dostatočne veľkú krabicu na zloženky, účty, dokumenty a pod. tak ju umiestnite v blízkosti počítača
• Pripravte si dostatočne veľký odpadkový kôš
• Zapnite si počítač
• Spustite Rainlendar
• Spustite internetový prehliadač, načítajte stránku s TiddlyWiki a kliknite na SCHRÁNKU. Dvojkliknite na otvorenú tabuľku čím ju uvediete do upravovacieho módu. V prípade, ak vám nevyhovovuje písanie priamo do "schránky" v TiddyWiki použite Poznámkový blok Windows, prípadne iný textový editor.

Tak a sme pripravení na zhromažďovanie "záležitostí"!

POZNÁMKY

• Ak existuje záväzok ktorý musíte vyriešiť skôr než začnete s GTD - teraz nastal vhodný čas. Obyčajne sú to telefonáty, nevyhnutné e-maily a pod. Ak ich chcete odložiť na čas po GTD nezabudnite si o nich zapísať poznámku a uložte ju na miesto kde ju určite v správnom čase uvidíte (napríklad do SCHRÁNKY).
• Ak používate viac ako jeden počítač, napr. jeden doma a jeden v práci, bohužiaľ zatiaľ nemôžem pomôcť vlastnou skúsenosťou (GTD používam na notebooku). Pravdepodobne je vhodná mať nahrané TiddlyWiki na Flash Disku a ten nosiť stále so sebou, pripadne ju umiestniť na internet. Internetové riešenie vyžaduje inštaláciu ďalších nadstavieb umožňujúcich ukladanie cez internet a zabezpečenie obmedzenia prístupu k informáciám v systéme. RC GTD TiddlyWiki je pripravená na mobilné použitie, je ale dobré mať na pamäti že TiddlyWiki si niektoré nastavenia ukladá ako cookie na lokálny počítač. Toto obmedzenie je možné obísť nastavením vhodných prednastavenych hodnôt. Ak získate skúsenosti s touto formou využitia RC GTD dajte mi ich prosím vedieť.

Prvé aplikovanie GTD prebieha zvyčajne v nasledujúcej postupnosti krokov :

• Príprava na GTD (rezervovanie času, zabezpečenie funkčných prostriedkov)
• Zhromaždenie "záležitostí" (z ang. "stuff") do schránky
• Spracovanie/vyprázdnenie schránky a organizácia/vytvorenie vhodných priečinkov

Posledným, v týždňových intervaloch sa opakujúcim krokom, je:

• Aktualizácia a udržiavanie GTD

Pred samotným aplikovaním si prosím prečítajte celý návod aspoň raz "nanečisto", aby ste získali prehľad o tom čo nás čaká.

Časová náročnosť

Allen doporučuje rezervovať si 2 celé dni ktoré budú venované prvej príprave GTD. Nachystanie celého spektra procesov môže zabrať 6 a viac hodín, spracovanie a rozhodovanie o tom aká činnosť je viazaná na identifikované "záležitosti" ktoré chceme mať zachytené v GTD môže spotrebovať ďalších 8 hodín. Allen ako ideálny čas uvádza víkend alebo pracovný deň bez schôdzok a iných foriem vyrušovania. Odporúča vyhnúť sa tvorbe GTD systému ihneď po práci. V tomto čase bývame väčšinou výrazne unavení a je teda väčšia pravdepodobnosť že by sme sa mohli rozhodnúť organizáciu buď nezdravo urýchliť alebo prerušiť. Prerušenia občas môžu spôsobiť zbytočné znásobenie prvotnej časovej náročnosti celého projektu.

Z osobnej skúsenosti môžem potvrdiť nasledujúce informácie:

• Zhromaždenie "záležitostí" trvalo asi 2 hodiny. Výsledkom bolo 111 "záležitostí" ktoré bolo treba vyriešiť (použil som čisto počítačový systém, preto ma väčšinou na "záležitosti" neupozorňovali fyzické predmety ale vyberal som ich často priamo "z hlavy") Myslím, že som tým naplnil podmienky členstva v klube ľudí čo myslia (alebo skôr mysleli) na 100 vecí zároveň.
• Pripravenie systému priečinkov a textových súborov trvalo asi hodinu, predovšetkým kvôli hľadaniu vhodných kategórii a vytvoreniu štruktúry (čo má byť kategória v textovom súbore a čo ma byť naopak samostatný adresár). Túto prácu si výrazne uľahčíme použitím predpripraveného vzoru.
• Samotné spracovanie a triedenie trvalo pár hodín. Často to prebiehalo tak, že jedna "záležitosť" vyprodukovala viacero "činností" ktoré produkovali ďalšie "činnosti" atd. Po skončení prvého triedenia ma navyše napadali ďalšie "činnosti" ktoré bolo treba zaznačiť. Najprv som to riešil častým zapínaním počítača, neskôr som si ich začal zapisovať do poznámkového bloku a všetky informácie som večer preniesol do GTD na počítači. Základné úpravy TiddlyWiki mi trvali celkovo 3 dni počas ktorých som sa snažil zistiť čo je kde umiestnené a ako celý systém funguje. Opäť si túto prácu môžeme výrazne uľahčiť použitím predpripraveného vzoru.

Celkovo by implementácia počítačovej verzie GTD, ak máte k dispozícii vhodný návod, nemala zabrať viac ako deň. Ten deň je ale dobré venovať celý iba GTD. Každé vyrušenie robí proces zbytočne nepríjemným a namáhavým (ale ako takému mu nebráni, preto sa nie je potrebné možných vyrušení zbytočne obávať). V prípade ak máte preplnenú e-mailovú schránku, pripočítajte si navyše čas na jej roztriedenie.

Predtým než sa pozrieme ako funguje GTD je vhodné pripraviť si nástroje s pomocou ktorých ho budeme používať. K aplikácii počítačovej varianty RC GTD potrebujeme:

Hardvér

• Počítač (dostatočne výkonný vzhľadom na zvolené riešenie)
• Zápisník (papierový/PDA)
• Veľká krabica (napr. HÅBOL IKEA)

Softvér

RC GTD
Platforma: Windows a Linux

Výhody

• Teoreticky môže fungovať na dostatočne výkonnom PDA
• Bezplatné riešenie
• Obsahuje všetko potrebné na veľmi kvalitnú implementáciu GTD
• Otvorený systém s množstvom nadstavieb a možností úprav
• Veľmi rýchly štart
• Možnosť integrácie na plochu počítača
• Prenosný
• Automatické zálohovanie
• Môže fungovať lokálne aj na internete

Nevýhody

• Pre dobrú implementáciu je systém nutné mierne zmodifikovať
  

Alternatívy zdarma

Textové súbory a adresáre
Platforma: Všetky (OS)

Výhody

• Najrýchlejší systém, skoro žiadne nároky na pamäť, minimálne nároky na počítač, neprejaví sa na výkone počítača
• Jednoduchý systém nevyžadujúci žiadne zvláštne znalosti počítača
• Vhodné na otestovanie GTD

Nevýhody

• Nie je možné jednoduché prepojovanie obsahov jednotlivých súborov
• Neinteraktívne "papierové" riešenie v počítači
• Bez zálohovania už dokončených úloh
• Vyžaduje dobrého správcu súborov aby bolo používanie užívateľsky prívetivé
• Komplikované filtrovanie a zoraďovanie
• Bez zálohovania
  

Thinking rock
Platforma: Všetky (JAVA)

Výhody

• Komplexný systém programovaný podľa metodiky GTD
  
• Podporuje filtrovanie a zoraďovanie položiek
• Prenosné riešenie

Nevýhody

• Pomalé štartovanie (JAVA)
• Uzavretý systém (ťažko sa modifikuje)
• IMHO veľmi nepodarená grafika (ak by ste mali záujem môžete si stiahnuť moju variantu ikôn na fóre)
• Trocha neprehľadné užívateľské prostredie
• Bez zálohovania

Ďalšie zaujímavé programy

GTD TW Plus
Monkey GTD
WikiPad

Internetové verzie

GTD G-mail
GTD Php

Komerčné verzie

MyLife Organized
Life Balance

Papierová verzia

Hipster PDA

Ďalšie zaujímavé odkazy

110 Softvérových aplikácií GTD
Zoznam nástrojov GTD od Jeffa Sandquista

Ak ste si vybrali, môžeme sa pozrieť na samotné GTD.

Pekný deň prajem. Ak ste sa doteraz nestretli s GTD, potom nasledujúce riadky obsahujúce návod na jeho používanie sú určené predovšetkým vám. Pritom dúfam že si aj skúsení užívatelia odnesú pár zaujímavých postrehov a ocenia predpripravenú slovenskú a anglickú verziu TiddlyWiki v spojení s Rainlendarom.

Návod nie je myslený ako náhrada knihy Davida Allena, ale skôr ako doplnok a zdroj skúseností užívateľa GTD. Napriek tomu by mal poskytnúť dostatočný prehľad o postupoch a organizácii technickej stránky GTD v takej forme aby ste dokázali GTD používať aj bez prečítania pôvodnej knihy (ktorá zatiaľ bohužiaľ nebola preložená do slovenčiny). Často ale neobsahuje vysvetlenia prečo niektoré veci fungujú tak ako fungujú a preto vyžaduje istú dávku dôvery oproti knihe kde je väčšina týchto otázok zodpovedaná.

Prajem vám príjemné čítanie a užite si GTD.

Na navigáciu v návode prosím použite odkazy nad nadpisom a pod článkom. Pre nasledujúcu časť návodu kliknite na 0: Príprava na GTD.

Tu si môžete stiahnuť softvérové nástroje RC GTD.

RC GTD Tiddly Wiki beta

Slovenská verzia
Slovenská verzia s kalendárom
založená na d3 TiddlyWiki verzia 1.0.11
Stručný slovenský návod na používanie RC GTD nájdete tu.

English version
English version with Calendar
This version is based on d3 TiddlyWiki 1.2.0.

Modifications include:

• Tiddlywiki is pre-filled with common categories and contexts
• Waiting for... context is placed outside of the context list for easy access
• "Ad new" and "Create new" buttons were added and rearranged to enhance outlining capabilities
• View template includes action button - every tiddler can have a action assigned
• New Project template is matching the GTD methodology for project planning
• Projects are either active or future (important was removed), future tag can be toggled in project view mode
• Tiddlers and contexts can be deleted in view mode
• With added description of the GTD review process
• Supports sub-contexts
• Added version with calendar feature (for full mobility)
• Further support for mobility
• Autosaving enabled by default
• Lazy autosaving disabled by default
• Action aging set to 7 by default
• Saving backup to a single file copy

1.2.0 Update

• RC GTD now allows creation of sub-contexts without the need to manually edit tiddlers. Now it is even more convenient!
• Includes functionality from the new GTDPlugins 1.2.0. To read about the new features please visit d3.

If you wish to download the previous version click here or here.

1.0.1.1 Update

• Thanks to a great suggestion from Daniel Baird RC-GTD now includes tagglytagging from MonkeyPirateTiddlyWiki
• new sub-categories can be added through "category" button and are not limited in depth anymore. Works like charm!
• new sub-context button was added to allow adding of sub-context into context tiddlers (new sub-contexts tend to appear after reopening of the parent tiddler)
• corrected bug where some actions didn't appear in the review summary
• corrected bug where People&Meetings context didn't list actions
• corrected bad naming of the download files

Known issue - to allow next level of sub-contexts you have to manually replace the CONTEXTNAME with the name of the sub-context in its tiddler

If you wish to download the previous version click here.

Rainlendar

Verzia 2.0
Slovenská nadstavba

Kniha od Davida Allena

Základná kniha o GTD. Povinné čítanie pre všetkych čo chcú vyskúšať GTD v praxi.

Amazon USA
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Paperback) (GTD anglická verzia)

Amazon UK
Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity (Paperback) (GTD anglická verzia)

Amazon DE
Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity (Broschiert) (GTD anglická verzia)
Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. (Broschiert) (GTD nemecká verzia)

Jan Melvil Publishing
Mít vše hotovo (GTD česká verzia)